Kategorie: Lohnsteuer / Sozialversicherung

Fährt ein Arbeitnehmer von seiner Wohnung zur Betriebsstätte seines Arbeitgebers und von dort mit einem Beförderungsmittel des Arbeitgebers zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Einsatzstelle, kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer an der Betriebsstätte seines Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte hat.

Es sind folgende Varianten denkbar:

• Der Arbeitgeber bestimmt seine Betriebstätte als erste Tätigkeitsstätte seines Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Betriebsstätte seines Arbeitgebers aufzusuchen und wird von dort zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Baustelle transportiert. Durch die Anordnung des Arbeitgebers wird die Betriebsstätte zur ersten Tätigkeitsstätte, sodass die Fahrten des Arbeitnehmers zur Betriebsstätte mit der Entfernungspauschale anzusetzen sind.
• Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, sich arbeitstäglich an einem bestimmten Treffpunkt einzufinden, der (weil es sich nicht um eine ortsfeste Einrichtung handelt) den Begriff einer ersten Tätigkeitsstätte nicht erfüllt. Bei der Fahrt von der Wohnung zum Treffpunkt handelt es sich deshalb um Fahrten im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit, für die aber nur die Entfernungspauschale beansprucht werden kann.

Für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung darf die Entfernungspauschale nicht angesetzt werden. Das gilt sowohl bei unentgeltlicher als auch bei verbilligter Sammelbeförderung. Im Fall der verbilligten Sammelbeförderung sind die Aufwendungen des Arbeitnehmers jedoch in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abzugsfähig. Entsprechendes gilt für eine Sammelbeförderung bei einer Einsatzwechseltätigkeit, und zwar unabhängig davon, wie weit die jeweilige Einsatzstelle von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt ist.

Ein elektronisches Fahrtenbuchprogramm muss manipulationssicher sein. Dies bedeutet nicht, dass das Programm vor jeglichem Hackerangriff gesichert ist. Aber es muss sichergestellt sein, dass die Fahrtenbücher in einer in sich geschlossenen Form erstellt werden sowie nachträgliche Veränderungen an den erfassten Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest als solche offengelegt und erkennbar sind. Darüber hinaus müssen Fahrtenbücher mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin ist Arbeitgeberin und überlässt ihren Arbeitnehmern firmeneigene Kraftfahrzeuge, die diese auch für Privatfahrten verwenden dürfen. Die Mitarbeiter mit Firmenfahrzeug sind für die Betreuung von Baustellen zuständig. Die Baustellen befinden sich an unterschiedlichen Orten. Die Klägerin beabsichtigt, bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für Privatfahrten anstelle der 1%-Methode die Fahrtenbuchmethode zu nutzen.

Die Klägerin übersandte einen beispielhaften Ausdruck eines Fahrtenbuchs eines der Mitarbeiter an das Finanzamt mit der Bitte um eine verbindliche Auskunft zu dessen Ordnungsmäßigkeit. Die Klägerin führte aus, dass die Fahrtenbücher durch die Arbeitnehmer jeweils manuell mit Hilfe eines Computerprogramms erstellt werden. Nach Rückkehr vom Einsatzort erfolge der Eintrag dieser Fahrt in der Datenbank. Hierzu stünden unterschiedliche Eingabegeräte zur Verfügung (ein Terminal im Büro, ein Laptop oder Tablett für unterwegs). Eingetragen werde in eine Protokolldatenbank das Datum, das Projekt, Start- und Zielort, Grund der Fahrt, Entfernung in km, Kilometerstand sowie die Zuordnung zu betrieblicher oder privater Fahrt. Jede Fahrt sei dabei ein Datensatz in der Datenbank. Sobald dieser Datensatz abgespeichert sei, sei eine Änderung nicht mehr möglich. Die Klägerin führte weiter aus, dass es sich somit nicht um eine einfache Excel Tabelle handle.

Die Datensätze könnten in chronologischer Reihenfolge auf dem Bildschirm angezeigt und auch ausgedruckt werden. Die Fahrzeuge seien den Mitarbeitern fest zugeordnet, jeder Mitarbeiter führe sein Fahrtenbuch persönlich. Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte seien in den Datensätzen gekennzeichnet und würden als separate Spalten von den dienstlichen Fahrten unterschieden. Das Finanzamt lehnte es ab, dieses elektronische Datenbanksystem auf Basis von Lotus Notes als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anzuerkennen, weil eine zeitnahe Erfassung der Daten nicht gewährleistet sei.

Das Finanzgericht gab dem Finanzamt Recht. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zwar anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Das bedeutet aber nicht, dass hinsichtlich der Frage der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs die Anforderungen an ein manuell geführtes Papierfahrtenbuch und an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch identisch sein müssen. Denn ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch, das im PKW verbleibt, ist nur bedingt vergleichbar mit einem Fahrtenbuch, das anhand eines elektronischen Datenbanksystems erstellt wurde. Das gilt insbesondere hinsichtlich der Manipulationssicherheit. 

Manipulationen sind zwar auch bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern nicht völlig auszuschließen, sie erfordern aber einen erheblich höheren Aufwand und sind zudem eher als Fälschung erkennbar. Bei der Frage der Fälschungssicherheit, der Ordnungsmäßigkeit und der Überprüfbarkeit ist zwischen den gewählten Formen der Erstellung zu differenzieren. Ein elektronisches Navigationsgerät mit einem angeschlossenen elektronischen Fahrtenbuch, das den Kilometerstand, den Standort und die Uhrzeit – jeweils bei Beginn und Ende der Fahrt – unveränderbar aufzeichnet, ist anzuerkennen. Die hier gewählte Aufzeichnungsform entspreche weder der sicheren Dokumentation durch Papierfahrtenbücher, noch den Aufzeichnungen, die von den elektronischen Fahrtenbüchern automatisch unveränderbar gespeichert werden. 

Ein auf Basis von Lotus Notes selbst programmiertes Fahrtenbuch ist nicht anzuerkennen, da nachträgliche Veränderungen, auch aufgrund des offenen Quellcodes technisch nicht ausgeschlossen werden können. Zusätzlich sei durch ein Fahrtenbuchprogramm zu gewährleisten, dass mehrere Fahrten an einem Arbeitstag, Zwischenziele und Umwege jeweils einzeln und getrennt dokumentiert werden können. Das ist hier nicht der Fall.

Ein Mobilitätsbudget bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, im Rahmen eines vorher vereinbarten Budgets alternative Verkehrsmittel sowohl für dienstliche als auch für private Fahrten zu nutzen. Unternehmer stellen ihren Mitarbeiter also keinen festen Dienstwagen zur Verfügung, sondern ein flexibles Budget, das auch für umweltfreundliche Verkehrsmittel genutzt werden kann. Dazu zählen z. B. öffentliche Verkehrsmittel (Bus und Bahn), Carsharing oder (Elektro-)Fahrräder. Das Budget kann dabei sogar auf verschiedene Verkehrsmittel aufgeteilt werden.

Als Bemessungsgrundlage für die geplante Pauschalbesteuerung sind die Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer) zugrunde zu legen, die er für das Mobilitätsbudget der Arbeitnehmer zur Verfügung stellt. Da keine gesonderte Einordnung und Bewertung der Einzelleistungen erforderlich ist, handelt es sich um eine vereinfachte lohnsteuerliche Behandlung von Mobilitätsbudgets durch den Arbeitgeber.

Die pauschale Besteuerung mit 25% ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter den Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Leistungen aus einem Mobilitätsbudget gewährt, soweit die Leistungen den Betrag von 2.400 € im Kalenderjahr nicht übersteigen. Mobilitätsbudget in diesem Sinne ist das den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellte Angebot zur Nutzung von außerdienstlichen Mobilitätsleistungen unabhängig vom Verkehrsmittel in Form eines Sachbezugs oder Zuschusses. Dies gilt nicht für Luftfahrzeuge, private Kraftfahrzeuge sowie für Kraftfahrzeuge, die dem Arbeitnehmer dauerhaft überlassen werden einschließlich betrieblicher Kraftfahrzeuge. Eine Pauschalierung nach § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 schließt die Pauschalierung der Lohnsteuer im Zusammenhang mit dem Mobilitätsbudget aus.

Die einzelnen Mobilitätsdienstleistungen können in einem Paket gebündelt werden und vom jeweiligen Mitarbeiter individuell im Rahmen seines Budgets genutzt werden. Für solche Lösungen gibt es externe Dienstleister, die diese zusätzlichen Benefits für Mitarbeiter verwalten. Hier kann teilweise auch das Guthaben über die Monate angesammelt und anschließend für längere Fahrten genutzt werden. 

Es gibt keine gesetzliche Regelung zum Mobilitätsbudget selbst, sodass das Budget im Arbeitsvertrag oder in einer betrieblichen Regelung ausgestaltet werden kann. Hat ein Mitarbeiter einen vertraglich zugesicherten Anspruch auf einen Dienstwagen mit Privatnutzung, kann dieser nur einvernehmlich durch ein Mobilitätsbudget ersetzt werden.

Praxis-Beispiel:
Dem Arbeitnehmer kann ein Mobilitätsbudget von 200 € im Monat zur Verfügung gestellt werden. Der Arbeitnehmer kann z. B. 100 € für Bahntickets verwenden und für 100 € ein Fahrzeug beim örtlichen Carsharing-Anbieter mieten.

Begünstigt ist die Nutzung an sich, nicht dagegen die Erstattung von Einzelkosten (z. B. Treibstoffkosten in Form von Tankkarten, Reparaturleistungen). Begünstigt sind Sachbezüge (z. B. bestimmte zweckgebundene Gutscheine einschließlich entsprechender Gutscheinkarten, digitaler Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps oder entsprechende Geldkarten einschließlich Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten) und auch Zuschüsse (Geldleistungen wie z. B. nachträgliche Kostenerstattungen), die einem Arbeitnehmer zur Nutzung von Mobilitätsleistungen und somit zur individuellen Fortbewegung im außerdienstlichen Bereich (insbesondere private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten) gewährt werden. 

Nicht steuerbare oder steuerfreie Arbeitgeberleistungen nach anderen Vorschriften des EStG, z. B. die Sachbezugsfreigrenze von 50 €, die Gewährung eines Job-Tickets oder auch die steuerfreie Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, sind nicht in die Bemessungsgrundlage für die Anwendung der Pauschalierungsvorschrift einzubeziehen. Von der neuen Pauschalbesteuerung werden nur solche Leistungen erfasst, die beim Arbeitnehmer dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. 

Hinweis: Die Pauschalbesteuerung nach dieser Regelung schließt die pauschale Besteuerung mit 30% nach § 37b EStG aus. Hier sind die beiden Regelungen jeweils nur alternativ anwendbar – also entweder 25% bis 2.400 € im Jahr (gilt ab 2025) oder 30% von bis zu 10.000 € (gilt bereits jetzt).

Gewährt der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein zinsloses oder zinsverbilligtes Darlehen, dann ist dieser Vorteil lohnsteuerfrei, wenn das Darlehen im jeweiligen Lohnzahlungszeitraum (Monat) nicht mehr als 2.600 € beträgt. Übersteigt das Arbeitgeberdarlehen den Betrag von 2.600 €, wendet der Unternehmer seinem Arbeitnehmer einen Zinsvorteil zu, wenn der vereinbarte Zinssatz niedriger ist als der marktübliche Zinssatz. Sobald das Darlehen durch Tilgungen unter den Betrag von 2.600 € sinkt, handelt es sich wiederum um Zinsersparnisse, die lohnsteuerfrei sind.

Als marktüblicher Zinssatz können die bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank zuletzt veröffentlichten Effektivzinssätze herangezogen werden. Diese Zinssätze sind auf der Webseite der Deutschen Bundesbank („geldwerter Vorteil für Arbeitgeberdarlehen“) zu finden. Bei dem hiernach ermittelten Effektivzinssatz kann ein Abschlag von 4% vorgenommen werden. Liegt der tatsächlich vereinbarte Zinssatz unter diesem Maßstabszinssatz, liegt ein Zinsvorteil vor, der als geldwerter Vorteil zu versteuern ist.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält ein Arbeitgeberdarlehen in Höhe von 16.000 € zu einem Effektivzinssatz von 2% jährlich (Laufzeit 5 Jahre mit monatlicher Tilgung und monatlicher Fälligkeit der Zinsen). Der bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite mit anfänglicher Zinsbindung von über 1 Jahr bis 5 Jahre veröffentlichte Effektivzinssatz beträgt 4,92 %.

Nach Abzug eines Abschlags von 4% ergibt sich ein Maßstabszinssatz von 4,72 %. Die Zinsverbilligung beträgt somit (4,72 % – 2 % =) 2,72 %. Danach ergibt sich im Monat ein geldwerter Vorteil von 36,27 € (2,72 % von 16.000 € x 1/12). Dieser Vorteil ist – da die 50 €-Freigrenze nicht überschritten wird – lohnsteuerfrei. Der geldwerte Vorteil ist jeweils bei Tilgung des Arbeitgeberdarlehens für die Restschuld neu zu ermitteln.

Sicherheiten
Höhere Darlehnsbeträge werden in der Regel nur gewährt, wenn entsprechende Sicherheiten für den Ausfall des Darlehens gestellt werden können. Im Falle eines typischen Baudarlehens ist die Sicherheit die Grundschuldbestellung der Bank als Gläubiger. Die Finanzverwaltung geht bei einer fehlenden Sicherheitenstellung von einem geldwerten Vorteil aus, wenn der Zinssatz eines vergleichbaren Darlehens eine Sicherheitenbestellung voraussetzt. Durch die fehlende Sicherheitenbestellung entfallen bei einem Baudarlehen zum Beispiel Gebühren für das Grundbuchamt (Eintragung der Grundschuld für die Bank) oder Aufwendungen für den Notar. Diese normalerweise anfallenden Gebühren und Aufwendungen sind in die Bewertung des geldwerten Vorteils einzubeziehen.

Einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer fließen Einnahmen aus Tantiemeforderungen gegen seine Kapitalgesellschaft bereits bei Fälligkeit zu. Fällig wird der Tantiemeanspruch mit der Feststellung des Jahresabschlusses, sofern die Vertragsparteien keine andere Fälligkeit im Anstellungsvertrag vereinbart haben. Tantiemeforderungen, die in den festgestellten Jahresabschlüssen nicht ausgewiesen sind, fließen dem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer nicht zu, auch wenn eine entsprechende Verbindlichkeit nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in den (festgestellten) Jahresabschlüssen hätte gebildet werden müssen.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger ist alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer der GmbH. Nach dem Geschäftsführervertrag erhält der Kläger für seine Tätigkeit ein festes monatliches Bruttogehalt. Des Weiteren ist ihm eine Tantieme in Höhe von 20% des Jahresgewinns zugesagt, die einen Monat nach Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung zu zahlen ist. Die Höhe der Tantieme ist auf maximal 30% der Festvergütung begrenzt. Die vereinbarten Tantiemen wurden dem Kläger in den Jahren 2015 bis 2017 weder ausgezahlt noch hatte die GmbH in den Jahresabschlüssen entsprechende Passivposten gebildet.

In seinen Einkommensteuererklärungen gab der Kläger Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit ohne Tantiemen an. Im Anschluss an eine Lohnsteuer-Außenprüfung ging das Finanzamt davon aus, dass auch die nicht ausgezahlten Tantiemen (jeweils in der vereinbarten Höhe von 20% des Gewinns des Vorjahres) vom Kläger als Arbeitslohn zu versteuern seien, und erhöhte die Einkommensteuerfestsetzungen entsprechend. Laut Auffassung des Finanzamts gelten die Tantiemen zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung als zugeflossen. Ob sie tatsächlich ausgezahlt worden sind, sei unerheblich, da es der Gesellschafter-Geschäftsführer selbst in der Hand habe, sich die Tantiemen auszahlen zu lassen.

Das Finanzgericht gab dem Kläger Recht, weil vereinbarte, aber nicht ausgezahlte Tantiemen auch einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer nicht zufließen, wenn bei der Gesellschaft keine entsprechende Verbindlichkeit passiviert worden ist und sich die Tantiemen deshalb nicht mindernd auf das Einkommen der Gesellschaft ausgewirkt haben.

Die Feststellungen des Finanzgerichts reichen lt. BFH nicht aus, um entscheiden zu können, ob dem Kläger die Forderungen auf Tantiemeansprüche zugeflossen sind, weil er durch einen Verzicht auf seine Tantiemeansprüche eine verdeckte Einlage in die GmbH erbracht haben könnte. Das Finanzgericht versäumt festzustellen, warum die Tantiemen nicht ausgezahlt bzw. entsprechende Forderungen des Klägers nicht als Verbindlichkeiten passiviert worden sind. 

Tantiemen gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Besteuerung setzt allerdings voraus, dass sie dem Arbeitnehmer als sonstiger Bezug zugeflossen sind. Der Zufluss tritt mit der Erlangung der wirtschaftlichen Verfügungsmacht ein. Der BFH geht in ständiger Rechtsprechung davon aus, dass bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern ein Zufluss von Einnahmen auch ohne Zahlung oder Gutschrift vorliegen kann. Danach fließt dem alleinigen oder beherrschenden Gesellschafter eine eindeutige und unbestrittene Forderung gegen seine Kapitalgesellschaft bereits mit deren Fälligkeit zu.

Die GmbH hatte die Tantiemeforderungen des Klägers in ihren Jahresabschlüssen nicht als Verbindlichkeit ausgewiesen. Da die Gesellschafterversammlung der GmbH die Jahresabschlüsse festgestellt hatte, waren die Tantiemeansprüche nicht fällig. Ob diese nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung hätten passiviert werden müssen, ist – entgegen der Auffassung des BMF – unerheblich, weil ein Pflichtenverstoß nicht die Fälligkeit einer Tantiemeforderung begründen kann. Daher ist ohne Bedeutung, ob es sich bei der fehlenden Passivierung um einen Buchungsfehler gehandelt hat, oder ob eine Bilanzierung aus anderen Gründen von vornherein nicht in Betracht kam, etwa weil die Tantiemezusage vor der Entstehung der vereinbarten Tantiemeansprüche einvernehmlich aufgehoben worden ist.

Die Feststellungen des Finanzgerichts reichen allerdings nicht aus, um abschließend entscheiden zu können, ob dem Kläger die Forderungswerte der Tantiemeansprüche zugeflossen sind. Das wäre der Fall, wenn er durch einen Verzicht auf seine Tantiemeansprüche eine verdeckte Einlage in die GmbH erbracht hätte.

Zuschlägen für Bereitschaftsdienste, die außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit erbracht und gesondert vergütet werden, sind steuerfrei. Die Steuerfreiheit richtet sich nach dem Arbeitslohn für die regelmäßige Arbeitszeit und nicht nach dem Dienstentgelt, das für den Bereitschaftsdienst gezahlt wird. Es ist nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer für die Tätigkeit, für die er Zuschläge erhält, neben den Erschwerniszuschlägen einen Anspruch auf Grundlohn hat.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin betreibt eine Förderschule mit angeschlossenem Internat für Kinder und Jugendliche mit Beeinträchtigungen. Die in Wohngruppen lebenden Kinder und Jugendlichen werden von den Mitarbeitern auch in der Nacht betreut. Nach den arbeitsvertraglichen Regelungen wurde die Zeit der Bereitschaft nur zu 25% als Arbeitszeit entgolten. Daneben erhielten die Mitarbeiter für den Bereitschaftsdienst in den Nachtstunden je tatsächlich geleisteter Stunde einen Zeitzuschlag in Höhe von 15% des Tabellenentgelts. Das Entgelt für den Bereitschaftsdienst versteuerte die Klägerin regulär als Arbeitslohn. Den Zeitzuschlag für die Zeit von 0:00 Uhr bis 6:00 Uhr zahlte sie steuerfrei aus.
Nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung gelangte das Finanzamt zu der Auffassung, dass die gezahlten Zuschläge über den Höchstgrenzen gelegen und insoweit zu Unrecht steuerfrei ausgezahlt worden seien. Als Bemessungsgrundlage für die Steuerfreiheit der Zuschläge sei nicht das Tabellenentgelt, sondern lediglich das Entgelt für den Bereitschaftsdienst anzusetzen. Das Finanzgericht gab der hiergegen gerichteten Klage statt.

Der BFH entschied ebenso wie das Finanzgericht. Danach ist Grundlohn der laufende Arbeitslohn, der dem Arbeitnehmer für die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit zusteht. Er ist in einen Stundenlohn umzurechnen und mit höchstens 50 € anzusetzen (§ 3b Abs. 2 Satz 1 EStG). Grundlohn (= laufender Arbeitslohn) steht dem Arbeitnehmer zu, wenn dieser für die maßgebende regelmäßige Arbeitszeit aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarung geschuldet wird. Ob und in welchem Umfang der Grundlohn dem Arbeitnehmer tatsächlich zufließt, ist für die Bemessung der Steuerfreiheit der Zuschläge ohne Bedeutung. 

Die wöchentliche regelmäßige Arbeitszeit des Betreuungspersonals betrug im Streitzeitraum (Januar 2014 bis Dezember 2017) bei Vollzeitbeschäftigung durchschnittlich 39 Stunden. Die regelmäßigen monatlichen Dienstbezüge setzten sich aus der monatlichen Regelvergütung, dem sogenannten Tabellenentgelt, der Kinderzulage und den sonstigen Zulagen zusammen. Die Zeit der nächtlichen Beaufsichtigung wurde gemäß den arbeitsvertraglichen Regelungen als Bereitschaftsdienst behandelt.

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad zur privaten Nutzung, wendet er ihm einen geldwerten Vorteil zu. Dieser geldwerte Vorteil ist wie folgt zu erfassen:

• Die kostenlose Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug ist, ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber dieses zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.
• Erfolgt die Überlassung nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn und wird das betriebliche Fahrrad erstmals nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 zur privaten Nutzung überlassen, wird der monatliche Durchschnittswert der privaten Nutzung für die Kalenderjahre ab 1.1.2020 mit 1% des auf volle 100 € abgerundeten Viertels des Listenpreises angesetzt.

Listenpreis ist hier die Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads, einschließlich der Umsatzsteuer. Handelt es sich um ein gebrauchtes Fahrrad, kommt es nicht auf den Zeitpunkt an, zu dem der Arbeitgeber dieses Fahrrad angeschafft, hergestellt oder geleast hat. Mit dem pauschalen 1%-Wert sind alle Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung erfasst.

• Die Freigrenze von 50 € (vor dem 1.1.2022: 44 €) für Sachbezüge ist nicht anzuwenden.
• Ist der Arbeitgeber eine Fahrradverleihfirma, kann bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 € berücksichtigt werden, wenn die Lohnsteuer nicht pauschal erhoben wird (§ 40 EStG).
• Die vorstehenden Regelungen gelten auch für Elektrofahrräder, wenn sie verkehrsrechtlich als Fahrräder einzuordnen sind (wenn also keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht besteht). Ist das Elektrorad als Kfz einzustufen, weil der Motor auch Geschwindigkeiten über 25 km/h unterstützt, gelten dieselben Regelungen, die auch für andere Kfz gelten.

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmen-Pkw, legt er in der Regel den Fahrzeugtyp, die Ausstattung und die Bedingungen für die Nutzung fest. Die private Nutzung kann pauschal oder nach den tatsächlichen Kosten ermittelt werden. Nutzungsentgelte, die der Arbeitnehmer trägt, mindern den geldwerten Vorteil, der als Arbeitslohn zu versteuern ist. Übernimmt der Arbeitnehmer einen Teil der laufenden Kosten, z. B. die Benzinkosten, mindern diese Zahlungen ebenfalls den geldwerten Vorteil. Da der Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet, entsteht bei ihm kein Aufwand. Nutzungsentgelte und andere Zuzahlungen, die der Arbeitnehmer leistet, werden lohnsteuerlich auf den privaten Nutzungswert angerechnet.

Bei Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Firmen-Pkw hat der Unternehmer ein Wahlrecht. Er kann die Zuschüsse als Betriebseinnahmen ansetzen oder erfolgsneutral verbuchen, indem er als Arbeitgeber die Anschaffungskosten nur mit dem Betrag ansetzt, den er selbst gezahlt hat. Das bedeutet, die Anschaffungskosten müssen um den Zuschuss gekürzt werden.

Aber! Der Arbeitgeber kann mit dem Arbeitnehmer als Nutzer eines Firmen-Pkw vereinbaren, dass er als Arbeitgeber im Innenverhältnis die Anschaffungskosten lediglich bis zu einer festgelegten Obergrenze oder bis zu einer bestimmten Ausstattung des Fahrzeugs übernimmt. Den Teil der Anschaffungskosten, der diesen Wert bzw. diese Grenze überschreitet, muss der Arbeitnehmer im Innenverhältnis tragen. Bestellt nun der Arbeitgeber auf Wunsch seines Arbeitnehmers ein höherwertigeres Fahrzeug im eigenen Namen, dann ist der Arbeitgeber der Leistungsempfänger der späteren Lieferung. Das bedeutet, er kann die gesamte Vorsteuer geltend machen. Wenn jedoch der Arbeitnehmer selbst im eigenen Namen die Sonderausstattungen für das Fahrzeug erwirbt und insoweit als Leistungsempfänger anzusehen ist, scheidet der Vorsteuerabzug des Unternehmers (Arbeitgebers) insoweit aus.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer einen Firmen-Pkw zur Verfügung, den dieser auch privat nutzen darf. Der Arbeitnehmer darf sich einen PKW aussuchen, wobei er die Grenze von 45.000 € netto ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten darf. Der Arbeitnehmer möchte eine bessere Ausstattungsvariante, die um 3.000 € teurer ist. Er erklärt sich daher bereit, diesen Betrag von 3.000 € selbst zu übernehmen. Der Unternehmer kauft im Oktober einen VW-Passat für 57.125 € (48.000 € + 9.125 € Umsatzsteuer). Die Rechnung lautet auf den Namen des Unternehmers, sodass er die Umsatzsteuer von 9,.125 € als Vorsteuer abziehen kann. Der Arbeitnehmer zahlt den Betrag in von 3.000 € an den Arbeitgeber.

Wichtig! Die gesamte Abwicklung sollte über den Arbeitgeber erfolgen. Der Händler stellt dem Arbeitgeber die gesamten Kosten in Rechnung, sodass er auch den vollen Vorsteuerabzug hat. Denn die Umsatzsteuer, die dem Arbeitnehmer in Rechnung gestellt wird, kann der Arbeitgeber nicht als Vorsteuer abziehen. Außerdem mindert nur die Zuzahlung den lohnsteuerpflichtigen Sachbezug, die der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber leistet.

Der Arbeitgeber kann den privaten Nutzungswert mit monatlich 1% des inländischen Bruttolistenpreises zuzüglich Sonderausstattung im Zeitpunkt der Erstzulassung ansetzen. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden zusätzlich 0,03% vom inländischen Bruttolistenpreis je Entfernungskilometer angesetzt. Wird die private Nutzung mithilfe der 1%-Methode ermittelt, müssen auch die Mehrkosten bzw. die Sonderausstattungen einbezogen werden, die der Arbeitnehmer selbst zahlt. Dafür können bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils die Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Firmen-Pkw abgezogen werden. Diese Zuzahlungen werden im Anschaffungsjahr und den folgenden Jahren auf den geldwerten Vorteil angerechnet.

Hinweis: Zeitraumbezogene (Einmal-)Zahlungen, die der Arbeitnehmer für die private Nutzung eines betrieblichen Kfz leistet, können bei der Berechnung des geldwerten Vorteils gleichmäßig auf den Zeitraum verteilt werden, für den sie geleistet werden. Dies gilt auch bei zeitraumbezogenen Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten eines betrieblichen Kfz, das ihm auch zur Privatnutzung überlassenen wird.

Kostenerstattungen eines kirchlichen Arbeitgebers an seine Beschäftigten für die Erteilung erweiterter Führungszeugnisse, zu deren Einholung der Arbeitgeber zum Zwecke der Prävention gegen sexualisierte Gewalt kirchenrechtlich verpflichtet ist, führen nicht zu Arbeitslohn.

Praxis-Beispiel:
Die Diözese und die ihr zugeordneten Kirchengemeinden, Dienststellen und sonstige Einrichtungen beschäftigen als freie Träger Arbeitnehmer im sozialen Bereich, insbesondere Geistliche, Lehrer, Erzieher und Sozialarbeiter. Die Verordnung zur Prävention gegen sexualisierte Gewalt an Minderjährigen und schutz- oder hilfebedürftigen Erwachsenen für die Diözese enthielt die Bestimmung, dass im regelmäßigen Abstand von 5 Jahren ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen sei. Die Kosten übernahm der kirchliche Arbeitgeber und behandelte sie als lohnsteuerfreie Kostenübernahme. Das Finanzamt führte eine Lohnsteuer-Außenprüfungen durch und vertrat die Auffassung, dass die erstatteten Aufwendungen für die Erteilung von erweiterten Führungszeugnissen als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen seien. Das Finanzamt setzte die Lohnsteuer pauschal mit 25% fest.

Der BFH hat entschieden, dass von den Kostenerstattungen zu Recht keine Lohnsteuer einbehalten wurde. Denn die Erstattung der Aufwendungen für die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse hat bei den betroffenen Arbeitnehmern nicht zum Zufluss von Arbeitslohn geführt. Vorteile, die der Arbeitgeber im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse gewährt, besitzen keinen Arbeitslohncharakter. Das ist der Fall, wenn sich aus den Begleitumständen wie Anlass, Art und Höhe des Vorteils der jeweils verfolgte betriebliche Zweck ergibt. Steht die betriebliche Zielsetzung ganz im Vordergrund, ist das damit einhergehende eigene Interesse des Arbeitnehmers, den betreffenden Vorteil zu erlangen, zu vernachlässigen.

Vorteile, die sich bei objektiver Würdigung aller Umstände nicht als Entlohnung, sondern lediglich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzungen erweisen, sind nicht als Arbeitslohn anzusehen. Die Einholung der erweiterten Führungszeugnisse durch die Arbeitnehmer erfolgte hiernach, weil die kirchlichen Rechtsträger, nicht aber die Arbeitnehmer (kirchenrechtlich) dazu verpflichtet waren. Es handelt sich nicht um eine Zuwendung an die Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine eigene, insbesondere nicht gegenüber den Arbeitnehmern bestehende Verpflichtung erfüllt.

Eine Betriebsveranstaltung kann auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin veranstaltete in eigenen Räumlichkeiten eine Weihnachtsfeier, zu der nur die Vorstandsmitglieder eingeladen waren. Die Kosten betrugen insgesamt 8.034 €. Darüber hinaus richtete die Klägerin im selben Jahr eine Weihnachtsfeier für Mitarbeiter des oberen Führungskreises bzw. Konzernführungskreis an einem anderen Standort aus. Dabei handelte es sich um Mitarbeiter, die eine bestimmte Karrierestufe erreicht hatten, aber keinen eigenständigen Betriebsteil bildeten. Für diese Veranstaltung wendete die Klägerin insgesamt 168.439 € auf. Die ihren Vorstandsmitgliedern und dem Führungskreis mit den jeweiligen Weihnachtsfeiern zugewandten Vorteile unterwarf die Klägerin nicht dem Lohnsteuerabzug. Nach einer Lohnsteuer-Außenprüfung vertrat das Finanzamt die Auffassung, die Klägerin habe die Lohnversteuerung zu Unrecht unterlassen. Die beantragte Lohnsteuerpauschalierung mit einem Pauschsteuersatz von 25% gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG lehnte das Finanzamt ab.

Der BFH hat entschieden, dass es sich bei den Weihnachtsfeiern des Vorstands und der Führungskräfte um Betriebsveranstaltungen handelte, die pauschal versteuert werden können. Dass die Veranstaltungen nicht allen Betriebsangehörigen offenstanden, steht dem nicht entgegen. Die Lohnsteuernachforderung beim Arbeitgeber kommt in Betracht, wenn die Lohnsteuer vorschriftswidrig nicht angemeldet worden ist und es sich um eine eigene Steuerschuld des Arbeitgebers handelt. Eine eigene Steuerschuld des Arbeitgebers liegt unter anderem vor, wenn die Voraussetzungen für eine Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 EStG gegeben sind. 

Bis zu der gesetzlichen Neuregelung zum 1.1.2015 hat der BFH in ständiger Rechtsprechung unter den Begriff der Betriebsveranstaltung nur Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter erfasst, bei denen die Teilnahme grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offenstand. Das bisherige Begriffsverständnis des „Offenstehens“ hat in der gesetzlichen Definition der Betriebsveranstaltung keinen Niederschlag gefunden. Diese Voraussetzung findet sich nunmehr in § 19 Abs. 1 EStG wieder und steht damit nur noch in Verbindung mit der Gewährung des Freibetrags in Höhe von 110 €.

Eine Betriebsveranstaltung setzt ab 2015 mithin nur noch eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter voraus. Eine Veranstaltung, an der ausschließlich Beschäftigte des Betriebs und deren Begleitpersonen teilnehmen können, ist eine solche Betriebsveranstaltung, auch wenn diese Veranstaltung nicht allen Angehörigen eines Betriebs offensteht.

Fazit: Ab dem Veranlagungszeitraum 2015 kann eine Betriebsveranstaltung auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Angehörigen eines Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.