Kategorie: Lohnsteuer / Sozialversicherung

Es gibt verschiedene Situationen und Anlässe, in denen der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum auswärts tätig ist. Zunächst muss festgestellt werden, ob am neuen Tätigkeitsort auch eine neue erste Tätigkeitsstätte entsteht. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit. Es gelten dann die Grundsätze, die bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden sind.

Verpflegungsmehraufwendungen sind nur für 3 Monate in Höhe der pauschalen Sätze abziehbar.

• Nach Ablauf von 48 Monaten wird der Abzug der Übernachtungskosten bzw. der Kosten für eine Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeit (entsprechend der Regelung zur doppelten Haushaltsführung) auf 1.000 € pro Monat begrenzt.
• Bei einer auswärtigen Tätigkeit sind die Fahrtkosten voll abziehbar (ggf. pauschal mit 0,30 € pro gefahrene Kilometer). Die folgenden Beispiele zeigen, welche Abgrenzungen zu beachten sind.

Praxis-Beispiel (Einsatz von Arbeitnehmern auf mehreren Baustellen):
Ein Bauunternehmer setzt seinen Arbeitnehmer auf einer Großbaustelle in Essen ein. Der Arbeitnehmer ist dort vom 27.2. bis zum 29.9. tätig. Anschließend arbeitet er auf einer anderen Baustelle. Der Arbeitnehmer fährt jeweils unmittelbar von seiner Wohnung zur Baustelle, ohne den Betrieb seines Arbeitgebers aufzusuchen. Konsequenz: Der Arbeitnehmer hat auf der Großbaustelle in Essen keine erste Tätigkeitsstätte. Er wird an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig und übt somit eine auswärtige Tätigkeit aus, die nach Reisekostengrundsätzen abzurechnen ist.

Praxis-Beispiel (Abordnung über längere Zeit):
Der Arbeitgeber beschäftigt einen Arbeitnehmer in seiner Niederlassung in Bonn. Diesen Arbeitnehmer ordnet er für 3 Jahre nach München ab, damit er die dortige Niederlassung den veränderten strukturellen Verhältnissen anpasst. Konsequenz: Die Abordnung nach München ist vorübergehend, sodass während der gesamten Zeit eine auswärtige Tätigkeit vorliegt.

• Die Verpflegungspauschalen können nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden.
• Die Fahrtkosten sind uneingeschränkt abziehbar, und zwar die Fahrten zwischen Bonn und München und von der Unterkunft in München bis zur Niederlassung und zurück.
• Der Arbeitgeber zahlt die Kosten der Unterkunft. Die Einschränkung auf 1.000 € pro Monat, die bei einer doppelten Haushaltsführung zu beachten ist, gilt nur, wenn der Zeitraum von 48 Monaten überschritten wird.

Praxis-Beispiel (Verlängerung der Abordnung):
Ein EDV-Spezialist ist in der Niederlassung seines Arbeitgebers in Bonn beschäftigt. Der Arbeitgeber setzt diesen Arbeitnehmer für 3 Jahre in seiner Niederlassung in Hamburg ein, um dort ein neues EDV-System aufzubauen. Kurz vor Ablauf der 3 Jahre verlängert sich wegen technischer Schwierigkeiten der Aufenthalt um 15 Monate. Der Zeitraum von 48 Monaten wird nicht überschritten, weil es auf den Zeitpunkt der Verlängerung ankommt.
Konsequenzen: Die Tätigkeit in Hamburg war für 36 Monate = 3 Jahre geplant. Das ist entscheidend. Die Verlängerung um 15 Monate führt nicht dazu, dass ein zusammenhängender Zeitraum von 48 Monaten entsteht, sodass aus der Niederlassung in Hamburg keine erste Tätigkeitsstätte wird. Bei der Tätigkeit in Hamburg handelt es sich somit – trotz der Verlängerung – um eine auswärtige Tätigkeit, die während der gesamten Zeit vorliegt.

Eine auswärtige Tätigkeit kann sich auch über einen längeren Zeitraum erstrecken. Das ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer vorübergehend in eine andere Betriebstätte abordnet. Bei den Kosten für die Übernachtung bzw. Wohnung am Tätigkeitsort handelt sich um beruflich veranlasste Übernachtungen,

• wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte übernachtet,
• die nicht seine erste Tätigkeitsstätte ist.

Es können die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft abgezogen werden. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte wird der Abzug der Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten begrenzt. Ebenso wie bei einer doppelten Haushaltsführung dürfen dann maximal nur noch 1.000 € pro Monat abgezogen werden. Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, beginnt der Zeitraum von 48 Monaten neu, wenn die Unterbrechung mindestens 6 Monate dauert.

Nach dem Bundesurlaubsgesetz haben Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Das gilt auch für Minijobber und zwar unabhängig davon, ob die Beschäftigung im gewerblichen Bereich oder in einem Privathaushalt ausgeübt wird. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr. Dabei geht das Gesetz von einer 6-Tage-Woche aus. Werktage sind alle Kalendertage, die keine Sonntage oder gesetzlichen Feiertage sind.

Berechnung des Urlaubsanspruchs im Minijob: Für die Berechnung des Urlaubsanspruchs ist entscheidend, an wie vielen Tagen die Beschäftigung in der Woche ausgeübt wird. Wie viele Stunden ein Minijobber an einem Arbeitstag arbeitet, ist unerheblich. Arbeiten Minijobber an weniger als sechs Tagen pro Woche, wird der Urlaubsanspruch wie folgt berechnet: Individuelle Arbeitstage pro Woche x 24 : 6 = Urlaubstage pro Jahr. Abhängig von den wöchentlichen Arbeitstagen ergibt sich folgender Urlaubsanspruch:
Arbeitstage pro Woche        1        Urlaubsanspruch im Jahr      4
Arbeitstage pro Woche        2        Urlaubsanspruch im Jahr      8
Arbeitstage pro Woche        3        Urlaubsanspruch im Jahr    12
Arbeitstage pro Woche        4        Urlaubsanspruch im Jahr    16
Arbeitstage pro Woche        5        Urlaubsanspruch im Jahr    20
Arbeitstage pro Woche        6        Urlaubsanspruch im Jahr    24

Urlaubstage sind bezahlte freie Tage. Sie müssen weder vor- noch nachgearbeitet werden.

Minijobber arbeiten nicht in jeder Woche gleichviel. Zum Beispiel kann im Arbeitsvertrag vereinbart sein, dass in einer Woche an zwei Tagen und in der nächsten Woche an drei Tagen gearbeitet wird. Bei unregelmäßiger Arbeit wird der Urlaubsanspruch nicht nach den Arbeitstagen pro Woche berechnet. Entscheidend ist dann, an wie vielen Tagen im Kalenderjahr Minijobber arbeiten. Dabei wird auch berücksichtigt, an wie vielen Tagen andere Arbeitnehmer beim selben Arbeitgeber arbeiten. Gilt im Unternehmen eine Fünf-Tage-Woche, werden 260 Arbeitstage im Jahr zugrunde gelegt. Bei einer Sechs-Tage-Woche sind es 312 Arbeitstage im Jahr.

Der gesetzliche Mindesturlaub wird dann mit dieser Formel berechnet: Gesetzliche Urlaubstage pro Jahr x individuelle Arbeitstage pro Jahr: 260 oder 312
Ergibt sich bei der Berechnung ein Bruchteil von mindestens einem halben Urlaubstag, wird auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet.

Praxis-Beispiel:
Eine Minijobberin arbeitet an 90 Tagen im Jahr in einem Minijob. Andere Beschäftigte arbeiten bei ihrem Arbeitgeber an fünf Tagen pro Woche. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Urlaubstage im Jahr.
Berechnung: 20 Urlaubstage x 90 Arbeitstage : 260 = 6,92 Urlaubstage
Ergebnis: Der Bruchteil beträgt mehr als einen halben Urlaubstag. Deshalb wird aufgerundet. Der Minijobber hat Anspruch auf 7 bezahlte Urlaubstage im Jahr.

Hinweis zur Nachtarbeit: Bei Nachtarbeit gelten für den Urlaub dieselben Grundsätze wie bei der Arbeit am Tag. Reicht ein Arbeitseinsatz in den nächsten Kalendertag hinein, zählt dieser Einsatz als ein Arbeitstag. Beginnt ein Einsatz zum Beispiel am Montagabend und endet am Dienstagmorgen, zählt dafür ein Urlaubstag. Der gesetzliche Mindesturlaub ist die Untergrenze. Ein höherer Urlaubsanspruch kann sich zum Beispiel aus einem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ergeben. Haben Vollzeitbeschäftigte bei demselben Arbeitgeber Anspruch auf mehr Urlaub, gilt das auch für Minijobber. Der höhere Urlaubsanspruch wird dann auf die individuellen Arbeitstage im Minijob umgerechnet. Die Formel lautet: Anzahl der Arbeitstage pro Woche x tarifliche Urlaubstage pro Jahr : tarifliche Arbeitstage pro Woche

Praxis-Beispiel:
Ein Minijobber arbeitet an drei Tagen pro Woche. Vollzeitbeschäftigte beim selben Arbeitgeber arbeiten an fünf Tagen pro Woche und haben Anspruch auf 30 Urlaubstage im Jahr. Die Arbeitszeit und der Urlaub sind im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag geregelt.
Berechnung: 3 Arbeitstage pro Woche x 30 tarifliche Urlaubstage pro Jahr : 5 tarifliche Arbeitstage pro Woche = 18 Urlaubstage
Ergebnis: Der Minijobber hat Anspruch auf 18 bezahlte Urlaubstage im Jahr.

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen steuerfrei erstattet werden.

Führt der Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Dienstreisen durch, darf er die Zeiten seiner Abwesenheit zusammenrechnen. Ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen bzw. der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erstatten kann, hängt davon ab, ob die Summe der Abwesenheitszeiten 8 Stunden übersteigt. Wichtig: Bei einer auswärtigen Tätigkeit, die sich ohne Übernachtung über 2 Tage erstreckt, handelt es sich nicht um eine mehrtägige Reise (§ 9 Abs. 4a EStG). Würde es sich um eine mehrtägige Reise mit Übernachtung handeln, könnte für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 € geltend gemacht werden, auch wenn die Abwesenheit pro Tag nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Die Abwesenheitszeiten können also auch zusammengerechnet werden, wenn die auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) ausgeübt wird. Ergibt sich dadurch eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, kann die Verpflegungspauschale von 14 € für den Tag geltend gemacht werden, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt. Bei Nachtschichten werden die Zeiten der Abwesenheit während der Nachtschicht zusammengerechnet und nicht die Abwesenheitszeiten desselben Tages.

Ergibt sich durch das Zusammenrechnen der Zeiten eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, ist die Verpflegungspauschale von 14 € für den Tag geltend zu machen, auf den der überwiegende Teil der Abwesenheit entfällt. Die Verpflegungspauschale ist also nur für diesen Tag zu gewähren. Zusätzliche Abwesenheitszeiten am selben Tag wirken sich dann nicht mehr aus. Es sind 14 € Verpflegungsaufwand zu erfassen, auch wenn sich durch die Addition mit den Zeiten des Vortags eine Gesamtzeit von 24 Stunden ergibt.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ist ohne Übernachtung von 18.00 Uhr bis 08.00 Uhr am folgenden Tag beruflich unterwegs (Abwesenheit von der Wohnung). Um 12.00Uhr bricht er erneut auf und kehrt um 22.00 Uhr zurück in seine Wohnung. Seine Abwesenheitszeiten rechnet er wie folgt zusammen:

• Abfahrt von der Wohnung am 1. Tag: Abwesenheit von 18.00 Uhr – 24.00 Uhr = 6 Stunden
• Abwesenheitszeiten am 2. Tag 00.00 Uhr – 08.00 Uhr + 12.00 Uhr – 22.00 Uhr = 18 Stunden
• Abwesenheit insgesamt = 24 Stunden

Es ist nicht zulässig die Zeiten von 2 Tagen so zusammenzurechnen, dass eine Verpflegungspauschale für 24 Stunden herauskommt. Es ist ebenfalls nicht zulässig, die Zeit von 00.00 Uhr bis 08.00 Uhr (= 8 Stunden) dem Vortag hinzuzurechnen. Bei Aufenthalten ohne Übernachtung muss der nicht überwiegende Zeitanteil dem Tag hinzugerechnet werden, auf den der überwiegende Zeitanteil entfällt. Ergebnis: Der Arbeitnehmer kann nur eine Pauschale von 14 € für den 2. Tag geltend machen.

Ist der Arbeitnehmer ohne Übernachtung typischerweise nachts unterwegs (vor und nach Mitternacht), stellt sich die Frage, wie die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet werden können. Es gibt dann zwei Varianten, zwischen denen der Arbeitnehmer wählen kann. Er kann

• die Über-Nacht-Zeiten (also die Zeiten von zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) zusammenrechnen oder
• die Abwesenheitszeiten zusammenrechnen, die auf einen Kalendertag entfallen.

Je nachdem, wie die Zeiten der Abwesenheit zusammengerechnet werden, kann das Ergebnis – insbesondere bei unregelmäßigen Abwesenheitszeiten – unterschiedlich ausfallen.

Nach der EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz sind die EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, diese bis zum 7.6.2026 in nationales Recht umzusetzen. Die Bundesregierung beabsichtigt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie allerdings erst bis Anfang 2027 in deutsches Recht umzusetzen und lässt somit die vorgegebene Frist bis zum 7.6.2026 verstreichen. Da die Entgelttransparenz-Richtlinie existent ist, ist sie auch ohne ein nationales Umsetzungsgesetz zu beachten.

Die Maßgaben und Sanktionen, die die EU-Richtlinie vorsehen, sind schon lange bekannt. Sie gehen weit über die bisherigen gesetzlichen Anforderungen des seit 2017 bestehenden Entgelttransparenzgesetzes hinaus. Laut Bundesfamilienministerium soll die Richtlinie "auf das Notwendige beschränkt, möglichst bürokratiearm und wirksam" umgesetzt werden. Angesichts der wirtschaftlichen Lage verschiebe man den Fahrplan dafür "maßvoll nach hinten". Das Inkrafttreten ist für Anfang 2027 geplant. Es ist vorgesehen, dass Berichtspflicht und Auskunftsanspruch erstmals zum Juni 2028 fällig werden sollen.

Ob die EU eventuell ein Vertragsverletzungsverfahren einleiten wird, ist derzeit noch offen. Die verspätete Umsetzung in nationales Recht sorgt allerdings für Unsicherheit und schützt Arbeitgeber nicht vor den Anforderungen der Richtlinie, denn auch ohne ein nationales Umsetzungsgesetz kann die EU-Richtlinie unmittelbare Auswirkungen entfalten. So gilt die EU-Richtlinie ab dem 8. Juni 2026 für öffentliche Arbeitgeber direkt. Für private Arbeitgeber gilt, dass sich Beschäftigte (solange die EU-Richtlinie nicht in deutsches Recht umgesetzt ist) gegenüber einem privaten Arbeitgeber nicht auf sie berufen können. Dennoch wird man davon ausgehen können, dass deutsche Gerichte das bestehende Recht richtlinienkonform (im Sinne der EU-Entgelttransparenzrichtlinie) strenger auslegen werden. 

Unternehmen sollten daher im eigenen Interesse nicht auf die nationale Umsetzung der Richtlinie warten. Es ist vielmehr sinnvoll, die internen Entgeltstrukturen zu prüfen und an die EU-Vorgaben anzupassen, sodass eine Benachteiligung wegen des Geschlechts ausgeschlossen ist. Unabhängig davon, wie die Auskunfts- und Berichtspflichten konkret ausgestaltet und die Höhe der Sanktionen geregelt werden oder ob eine mögliche Privilegierung tarifgebundener Arbeitgeber in einem nationalen Umsetzungsgesetz erfolgt, gibt die EU-Richtlinie folgende Anforderungen vor:

Vorgaben für mehr Lohntransparenz laut EU-Richtlinie:
Lohntransparenz für Bewerber: Arbeitgeber müssen Bewerber künftig frühzeitig über das Einstiegsgehalt, dessen Spanne und etwaige einschlägige Tarifregelungen informieren – beispielsweise in der Stellenausschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch. Die Frage nach dem Gehalt im laufenden oder in früheren Beschäftigungsverhältnissen darf nicht mehr gestellt werden.

Auskunftsrecht für Arbeitnehmer: Das Auskunftsrecht gibt Arbeitnehmern die Möglichkeit, von ihrem Arbeitgeber Auskunft über ihr individuelles Einkommen und über die durchschnittlichen Einkommen zu verlangen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Gruppen von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.

Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Lohngefälle: Arbeitgeber mit mindestens 100 Beschäftigten müssen Informationen über das Lohngefälle zwischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern veröffentlichen. In einer ersten Phase werden Arbeitgeber mit mindestens 250 Beschäftigten jährlich und Arbeitgeber mit 150 bis 249 Beschäftigten alle drei Jahre Bericht erstatten müssen. Ab fünf Jahren nach Ablauf der Frist für die Umsetzung der Richtlinie müssen Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten ebenfalls alle drei Jahre Bericht erstatten.

Gemeinsame Entgeltbewertung: Wenn die Entgeltberichterstattung ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle von mindestens fünf Prozent ergibt und der Arbeitgeber das Gefälle nicht anhand objektiver geschlechtsneutraler Faktoren rechtfertigen kann, muss er in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat eine Entgeltbewertung vornehmen.

Entschädigung für Arbeitnehmer: Arbeitnehmer, die geschlechtsspezifischer Lohndiskriminierung ausgesetzt sind, sollen eine Entschädigung erhalten, einschließlich der vollständigen Nachzahlung des Entgelts und der damit verbundenen Boni oder Sachleistungen.

Beweislast des Arbeitgebers: Grundsätzlich obliegt es dem Arbeitgeber und nicht der dem Arbeitnehmer, nachzuweisen, dass es keine Diskriminierung in Bezug auf das Entgelt gegeben hat.

Sanktionen einschließlich Geldstrafen: Die Mitgliedstaaten sollten spezifische Sanktionen für Verstöße gegen den Grundsatz des gleichen Entgelts (auch Mindestgeldstrafen) festlegen.

Sammelklagen: Vorgesehen ist zudem, dass Gleichbehandlungsstellen und Arbeitnehmervertreter im Namen von Arbeitnehmern in Gerichts- oder Verwaltungsverfahren tätig werden und bei Sammelklagen auf gleiches Entgelt federführend sein können.

Darf der Arbeitnehmer die Telekommunikationseinrichtungen seines Arbeitgebers kostenlos auch privat nutzen, ist der geldwerte Vorteil gem. § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die dieser von seinem eigenen Privatanschluss geführt hat, darf er die tatsächlichen Kosten bzw. einen steuerlich zulässigen Pauschalbetrag erstatten.

Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welchem Umfang sein Arbeitnehmer den betrieblichen Telefonanschluss für private Zwecke nutzen darf. Insbesondere bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis sollten hierbei klare Vereinbarungen getroffen werden. Darf der Arbeitnehmer-Ehegatte das betriebliche Telefon steuerfrei privat nutzen, reduziert sich der Bedarf für weitere private Telefonate erheblich. Das bedeutet dann, dass der Unternehmer für seine eigenen privaten Telefonate nur noch einen geringfügigen Betrag anzusetzen braucht.

Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern ebenfalls einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Personal Computer und Telekommunikationsgeräte privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist gemäß § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei. § 3 Nr. 45 EStG gilt für alle Datenverarbeitungsgeräte. Auch die private Nutzung von Software (Systemprogrammen und Anwendungsprogrammen), die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt seinem Arbeitnehmer zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt, ist steuerfrei. Es spielt also keine Rolle, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.

Vorteilhafte Gestaltung der betrieblichen Telefonnutzung durch Arbeitnehmer
Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzt. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich.

Alternative Variante: Telefoniert der Arbeitnehmer, weil er oft im Homeoffice arbeitet, aus beruflichen Gründen häufig von zu Hause aus, kann der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss installieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Unternehmer ab, der die Kosten zu 100% als Betriebsausgaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.

Betriebliches Mobiltelefon dem Arbeitnehmer überlassen: Die bessere und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.

Der Unternehmer zieht seine Aufwendungen für einen betrieblichen Internetanschluss zu 100% als Betriebsausgaben ab. Eine private Nutzung des Internetanschlusses durch Arbeitnehmer ist gem. § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Übernimmt der Unternehmer ganz oder teilweise die Kosten für den Internetanschluss des Arbeitnehmers in dessen Wohnung, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn, den der Unternehmer gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG

• pauschal mit 25% versteuern kann,
• wenn er die Kosten zusätzlich zum normalen Arbeitslohn übernimmt (bei einer Gehaltsumwandlung scheidet die pauschale Besteuerung aus).

In die pauschale Versteuerung dürfen sowohl die Übernahme der (einmaligen) Kosten des Internetzugangs als auch für die Übernahme der laufenden Kosten der Internetnutzung einbezogen werden.

Umsatzsteuer: Soweit Arbeitnehmer das Internet kostenlos für private Zwecke nutzen, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, der lohnsteuerfrei ist. Diese Steuerfreiheit bezieht sich auf die Nutzung der Geräte und auf die laufenden Kosten und Gebühren. Eine entsprechende Befreiung bei der Umsatzsteuer gibt es allerdings nicht. Eine unentgeltliche Leistung an den Arbeitnehmer ist nach § 3 Abs. 9a UStG einer entgeltlichen Leistung gleichgestellt. Umsatzsteuer fällt aber nur an, wenn es sich nicht um Aufmerksamkeiten (bis maximal 60 €) handelt. Wenn man davon ausgeht, dass es sich bei der kostenlosen Internetnutzung durch den Arbeitnehmer um eine Aufmerksamkeit handelt, braucht keine Umsatzsteuer berechnet zu werden. Wenn der Unternehmer das Risiko einer Auseinandersetzung mit dem Finanzamt nicht eingehen will, kann er die Bemessungsgrundlage, die ohnehin gering ist, schätzen.

Tipp: Um nicht in jedem Monat kleine Beträge buchen zu müssen, können die Beträge auch zu einem Jahresbetrag zusammengefasst werden.

Das Finanzgericht hat entschieden, dass monatlichen Einzahlungen des Arbeitgebers auf ein soge-nanntes „Prämienkonto“ nicht als steuerfreie "Sachbezüge" anerkannt werden können. 

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber zahlte für seine Arbeitnehmer monatlich einen Betrag auf ein Prämienkonto ein, dass es den Arbeitnehmern ermöglichte, sogenannte "Zielgutscheine" zu erwerben. Das Finanzamt stufte, diese finanziellen Zuwendungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn ein. Die Verwendung des monatlich einem Prämienkonto gutgeschriebenen Guthabens war darauf beschränkt, dass damit nur bei ausge-suchten Handelspartnern ein sogenannter Zielgutschein erworben werden konnte, der sodann zum Bezug von Sachleistungen von dem Handelspartner berechtigte.

Das Finanzgericht betonte, dass das Guthaben auf dem Prämienkonto als geldwerter zu beurteilen ist, auch wenn die Verwendung des Guthabens auf bestimmte Handelspartner beschränkt war, um Gutscheine zu erhalten. Diese Beschränkung ändert nichts an der Natur der Leistung. Es ist und bleibt eine finanzielle Zahlung. Das gilt insbesondere deshalb, weil die Arbeitnehmer das Guthaben ansparen und flexibel verwenden konnten. Darüber hinaus entstand der tatsächliche Anspruch auf das Guthaben bereits bei der Einzahlung und nicht erst bei der Auswahl eines bestimmten Gut-scheins.

Das Finanzgericht stellte zudem klar, dass die gesetzliche Ausnahme (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG), die sich auf Gutscheine bezieht, die ausschließlich für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen bei Dritten dienen, hier nicht anwendbar ist. Grund dafür ist, dass das Prämienkonto im Wesentlichen als Gutschein fungiert, um andere Gutscheine zu kaufen, Das entspricht nicht den Anforderungen für einen steuerfreien "Sachbezug". Fazit: Der Arbeitgeber hätte die Einzahlungen auf das Prämienkonto als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln müssen, sodass die Nachforderung des Finanzamtes rechtmäßig ist.

Hinweis: Das Finanzgericht hat die Revision zugelassen, weil die Rechtsache nach seiner Auffas-sung grundsätzliche Bedeutung hat.

Minijobber müssen sich entscheiden ob sie eigene Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung zahlen oder sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Bisher war es nicht möglich, eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht rückgängig zu machen. Ab dem 1. Juli 2026 haben Minijobber erstmals die Möglichkeit, zur Rentenversicherungspflicht zurückzukehren. 

Die Rückkehr zur Rentenversicherung ist frühestens ab dem 1. Juli 2026 möglich. Minijobber können aber bereits jetzt einen Antrag auf Aufhebung der Befreiung stellen.

Ab wann die Aufhebung der Befreiung gilt
Die Meldung der Aufhebung der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht geht bei der Minijob-Zentrale ein. Diese kann der Aufhebung innerhalb eines Monats widersprechen. Passiert dies nicht, ist die Aufhebung bewilligt. Ein Bescheid über die Aufhebung wird nicht versendet.

Die Aufhebung der Befreiung wirkt ab dem Monat, der auf den Monat der Antragstellung folgt und gilt für die gesamte Dauer des Minijobs. Eine Rücknahme der Aufhebung ist nicht mehr möglich.

Was gilt bei mehreren Minijobs?
Die Aufhebung der Befreiung von der Rentenversicherungspflicht gilt für alle Minijobs mit Verdienstgrenze, die ein Minijobber

• zum Zeitpunkt der Aufhebung nebeneinander ausübt und
• zusätzlich danach aufnimmt.

Die Aufhebung wird für alle Minijobs mit Verdienstgrenze gleichzeitig wirksam. Sie endet erst, wenn kein Minijob mehr besteht.

Fazit: Minijobber haben mit der Aufhebung der Befreiung eine zweite Chance. Sie können erneut eigene Beiträge in die Rentenversicherung einzahlen und sich so wertvolle Vorteile sichern. Vor allem bei Lücken im Rentenkonto kann dies nützlich sein. Die Rückkehr zur Rentenversicherung ist frühestens ab 1.Juli 2026 einmalig möglich. Anträge können bereits jetzt gestellt werden.

In der Regel verbietet das Arbeitszeitgesetz die Arbeit an gesetzlichen Feiertagen. Das gilt für Minijobber ebenso wie für alle anderen Beschäftigten. In einigen Bereichen muss jedoch auch an Feiertagen gearbeitet werden, damit beispielsweise Versorgung und Sicherheit gewährleistet ist. Das Gesetz sieht hierfür Ausnahmen vor. Dazu zählen unter anderem:

• Not- und Rettungsdienste, Feuerwehr
• Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen
• Gaststätten, Hotels, Gastronomie und Bäckereien
• Konzert- und Theaterhäuser
• Verkehrsbetriebe
• Presse und Medien
• Bewachungsgewerbe

Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen regulären Arbeitstag, müssen Minijobber in der Regel nicht arbeiten. Sie benötigen dafür keinen Urlaub. Minijobber erhalten an Feiertagen ihren Verdienst, wenn der Feiertag auf einen Tag fällt, an dem sie sonst gearbeitet hätten. Das regelt das Entgeltfortzahlungsgesetz.

Praxis-Beispiel:
Ein Minijobber arbeitet regelmäßig montags, mittwochs und freitags in einem Supermarkt. Fällt der 1. Mai auf den Freitag, muss der Minijobber nicht arbeiten und der Arbeitgeber zahlt den Verdienst trotzdem weiter. Für Minijobber besteht grundsätzlich keine Pflicht, die an Feiertagen ausgefallenen Stunden vor- oder nachzuarbeiten. Eine Verlagerung der Arbeitszeit auf einen normalerweise freien Tag ist nicht zulässig, wenn damit die Feiertagsregelung umgangen werden soll.

Arbeiten am Feiertag: In Branchen, in denen Feiertagsarbeit erlaubt ist, können Arbeitgeber Minijobber auch an Feiertagen einsetzen. Dann stellt sich häufig die Frage, ob Arbeitgeber dafür einen Zuschlag an Minijobber zahlen müssen. Einen gesetzlichen Anspruch auf einen Feiertagszuschlag gibt es nicht. Viele Arbeitgeber zahlen freiwillig Zuschläge. Ein Anspruch auf die Zahlung der Zuschläge besteht, wenn dies im Arbeitsvertrag, durch eine Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag geregelt ist.

Feiertagszuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit bleiben in vielen Fällen steuerfrei und damit beitragsfrei. Sie zählen dann nicht zum regelmäßigen Verdienst.

Wenn Minijobber krank werden, haben sie einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnfortzahlung. Die Dauer der Lohnfortzahlung beträgt wegen derselben Krankheit höchstens sechs Wochen. Der Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht nur, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens seit vier Wochen ununterbrochen besteht. Sollten Minijobber also erst wenige Tage oder Wochen im Betrieb tätig sein, haben sie keinen Anspruch auf Fortzahlung des Verdienstes.

Ist ein Minijobber innerhalb von 12 Monaten mehrmals wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig, müssen Arbeitgeber die Krankheitszeiten zusammenrechnen.
Das bedeutet:

• Arbeitgeber zahlen insgesamt höchstens sechs Wochen Lohnfortzahlung für dieselbe Krankheit.
• Haben Arbeitgeber den Verdienst bereits einige Tage oder Wochen wegen dieser Krankheit weitergezahlt, müssen sie diese Zeit der Lohnfortzahlung auf die sechs Wochen anrechnen.
• Aber: Liegt zwischen zwei Arbeitsunfähigkeitszeiten wegen derselben Krankheit eine Pause von mindestens sechs Monaten, müssen Arbeitgeber erneut bis zu sechs Wochen den Verdienst fortzahlen.

Praxis-Beispiel:
Eine Minijobberin ist wegen Rückenproblemen drei Wochen krank. Zwei Monate später fällt sie wegen derselben Diagnose erneut aus. In diesem Fall muss der Arbeitgeber nur noch für die restlichen drei Wochen Lohnfortzahlung leisten.

Arbeitgeber können oft nur schwer feststellen, ob eine Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht. In der Regel wissen sie nicht, warum der Minijobber krank ist. Deshalb sollten Arbeitgeber ihre Minijobber direkt nach den Vorerkrankungszeiten fragen. Dabei müssen Minijobber keine genaue Diagnose nennen. Sie müssen lediglich bestätigen, ob die Erkrankungen denselben Hintergrund haben. Hinweis: Für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte können Arbeitgeber Informationen über vorangegangene Krankheitszeiten in vielen Fällen direkt bei der gesetzlichen Krankenkasse einholen. Für Minijobber ist dies jedoch nicht möglich.

Nicht nur im Krankheitsfall besteht ein Anspruch auf Lohnfortzahlung im Minijob. Auch wenn ein Minijobber an einer medizinischen Reha teilnimmt, müssen Arbeitgeber den Lohn grundsätzlich bis zu sechs Wochen weiterzahlen. Die sechs Wochen gelten nicht getrennt für Krankheit und Reha, wenn beide auf derselben Erkrankung beruhen. Zunächst wird die Zeit der Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit berücksichtigt. Schließt sich daran eine Reha wegen derselben Krankheit an, müssen Arbeitgeber die Zeiten zusammenrechnen.

Auch im Minijob kann es vorkommen, dass Beschäftigte kurzfristig zu Hause bleiben müssen, weil ihr Kind krank ist. Unter folgenden Voraussetzungen müssen Arbeitgeber auch bei Erkrankung des Kindes den Verdienst weiterzahlen:

• Das Kind ist noch nicht 12 Jahre alt oder
• das Kind hat eine Behinderung und ist auf Hilfe angewiesen.

In diesen Fällen können Arbeitgeber ihre Minijobber für eine kurze Zeit zur Betreuung ihres Kindes von der Arbeit freistellen. Der Anspruch auf bezahlte Freistellung beträgt bis zu fünf Arbeitstage. Das gilt, sofern im Arbeitsvertrag keine andere Regelung vereinbart wurde.

Damit die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall keine unerwartet hohe finanzielle Belastung für Arbeitgeber darstellt, sind sie durch die Arbeitgeberversicherung der Knappschaft-Bahn-See abgesichert. Diese erstattet einen großen Teil der Kosten der Lohnfortzahlung. Voraussetzung hierfür ist die Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1. Bei Erkrankung eines Kindes werden die Aufwendungen des Arbeitgebers nicht durch die Arbeitgeberversicherung erstattet.

Für Studenten, die nebenbei arbeiten möchten, gibt es folgende Beschäftigungsformen:

• Minijob mit Verdienstgrenze: Der regelmäßige monatliche Verdienst übersteigt nicht die 603-Euro-Grenze.
• Kurzfristige Beschäftigung: Die Beschäftigung ist von vornherein auf drei Monate oder 70 Arbeitstage (15 Wochen oder 90 Arbeitstage in einem landwirtschaftlichen Betrieb) befristet (Verdienst ist nicht begrenzt).
• Beschäftigung als Werkstudent: Ist die Tätigkeit neben dem Studium kein Minijob mit Verdienstgrenze oder keine kurzfristige Beschäftigung und der Student arbeitet in seiner Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden in der Woche: Abhängig von der Höhe des Verdienstes kann die Werkstudentenstelle ein Midijob sein.

Im Minijob mit Verdienstgrenze zahlt der Student keine Beiträge zur Kranken- und Arbeitslosenversicherung und damit auch keine zur Pflegeversicherung. Ein Student in einem Minijob mit Verdienstgrenze ist in der Rentenversicherung versicherungspflichtig. Die Pflichtbeiträge zur Rentenversicherung betragen für Minijobs mit Verdienstgrenze 18,6% des Bruttoarbeitslohnes. Bei einem Minijob im gewerblichen Bereich zahlt der Minijobber einen Eigenanteil von 3,6%. Den Rest zahlt der Arbeitgeber. Bei einem Minijob im Privathaushalt zahlt der Arbeitgeber Beiträge zur Rentenversicherung in Höhe von 5%. Er selbst zahlt 13,6% Eigenanteil zum Pflichtbeitrag. Als Student kann er sich bei seinem Arbeitgeber auf Antrag von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen und zahlt dann keinen Eigenanteil. Aber: Ohne Eigenanteil erhält er auch keine vollen Ansprüche auf die Leistungen der gesetzlichen Rentenversicherung.

Minijob und BAföG: Als Bezieher von BAföG ist es ohne weiteres möglich einen Minijob mit Verdienstgrenze auszuüben. Studierende sowie Schüler können 603 € im Monat hinzuverdienen, ohne dass das BAföG gekürzt wird.

Bei Studenten besteht keine Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung

• bei einer Beschäftigung während der Semesterferien, unabhängig vom Zeitaufwand und von der Höhe des Lohns,
• während des Semesters, sofern die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden nicht übersteigt. Arbeitet der Student mehr als 20 Stunden pro Woche, kann er trotzdem kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei sein, wenn seine Beschäftigung am Wochenende oder in den Abend- und Nachtstunden stattfindet, befristet ist und an nicht mehr als 26 Wochen im Jahr stattfindet.

Fazit: Bei Teilzeitarbeitsverhältnissen mit Studenten kann es günstiger sein, die Geringfügigkeitsgrenze zu überschreiten. Wenn der Arbeitgeber mit Studenten ein Teilzeitarbeitsverhältnis vereinbart, ist es für beide Seiten in der Regel günstiger, wenn die Minijob-Grenze überschritten wird. Es fallen lediglich Rentenversicherungsbeiträge an, die sich der Arbeitgeber mit seinem studentischen Mitarbeiter teilt und die sich beim Studenten versicherungsrechtlich auswirken. Bei einem monatlichen Arbeitslohn zwischen 603€ und 2.000 € zahlt der Student nicht den vollen Arbeitnehmeranteil (Übergangsbereich). Außerdem fällt bei Abrechnung nach individuellen Besteuerungsmerkmalen (Klasse I) meist keine Lohnsteuer an.

Die Minijob-Regelung gilt nicht für Auszubildende. Bei Auszubildenden trägt der Unternehmer den Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Ab einem Betrag von 325 € im Monat, teilen Arbeitgeber und Auszubildende sich die Sozialversicherungsbeiträge.