Kategorie: Gewinnermittlung

Anschaffungskosten werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Bei Gebäuden ist die Abschreibung und damit auch die Nutzungsdauer durch gesetzlich festgelegte Prozentsätze festgelegt. Erhaltungs- und Instandhaltungsaufwendungen können hingegen sofort in voller Höhe abgeschrieben werden. Die Zuordnung zu den Instandhaltungsaufwendungen oder Anschaffungskosten hat also beachtliche Auswirkungen. Bei der Anschaffung eines Gebäudes ist innerhalb der ersten 3 Jahre die sogenannte Nichtaufgriffsgrenze von 15% zu beachten.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer hat ein Gebäude erworben, das er als Bürogebäude nutzen will. Die Anschaffungskosten haben insgesamt 268.000 € (100%) betragen. Davon entfallen 180.000 € (67,16%) auf das Gebäude und 88.000 € (32,84%) auf den Grund und Boden.
Der Unternehmer hat im Anschaffungsjahr mit umfangreichen Baumaßnahmen begonnen. Dabei handelt es sich um

• Instandhaltungsarbeiten in Höhe von 18.000 €,
• Baumaßnahmen zur Erweiterung des Gebäudes in Höhe von 24.000 € und
• regelmäßig wiederkehrenden Erhaltungsaufwand für Malerarbeiten in Höhe von 2.000 €.

Die 18.000 € können in vollem Umfang als Grundstücksaufwand erfasst werden. Wenn die Reparatur- und Modernisierungsaufwendungen in den beiden Folgejahren netto ohne Umsatzsteuer nicht mehr als 9.000 € = 5% der Gebäudeanschaffungskosten ausmachen, bleibt es dabei.

Fallen in den beiden Folgejahren Reparatur- und Modernisierungsaufwendungen von mehr als 9.000 € netto ohne Umsatzsteuer an, werden die Instandhaltungskosten von 18.000 € rückwirkend als Herstellungskosten eingestuft. Aufwendungen für die Erweiterung werden bei der Ermittlung der 15% Grenze nicht einbezogen, ebenso wie die Aufwendungen für Erhaltungsarbeiten, die jährlich üblicherweise anfallen.

Was anschaffungsnahe Aufwendungen sind
Die Abgrenzung von Anschaffungskosten, Herstellungskosten und Erhaltungsaufwendungen entscheidet darüber, welche Aufwendungen der Unternehmer sofort und welche er nur im Rahmen der Abschreibung geltend machen kann. Anschaffungskosten eines Gebäudes sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um das Gebäude zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Diese Definition gilt unabhängig von der Art der Gewinnermittlung.

Ein Gebäude ist betriebsbereit, wenn es entsprechend seiner Zweckbestimmung genutzt werden kann. Die Betriebsbereitschaft eines Gebäudes setzt eine

• objektive und
• subjektive 

Funktionstüchtigkeit voraus. Sind wesentliche Teile eines Gebäudes nicht nutzbar, z. B. weil die Elektroinstallation völlig unbrauchbar ist, gehören die Reparaturkosten unabhängig von ihrer Höhe zu den Anschaffungskosten. Werden dagegen noch funktionierende Anlagen erneuert, handelt es sich um Erhaltungsaufwendungen.

Ein Gebäude ist subjektiv funktionsuntüchtig, wenn der Unternehmer es ohne Baumaßnahmen nicht für seinen konkreten Zweck nutzen kann. Baumaßnahmen, die er zur zweckentsprechenden Nutzung aufwendet, gehören zu den Anschaffungskosten, z. B. wenn

• ein Gebäude als Büro genutzt werden soll, die Elektroinstallation aber für Wohnzwecke und nicht für Bürozwecke geeignet ist,
• Büroräume, die bisher von einem Rechtsanwalt genutzt wurden, umgebaut werden, damit sie als Zahnarztpraxis genutzt werden können.

Diese Umbauaufwendungen gehören zu den Anschaffungskosten und werden zusammen mit diesen abgeschrieben. Die 15%-Grenze des § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG spielt in diesem Zusammenhang keine Rolle.

Übt der Unternehmer seine Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer aus oder hat er mehrere Betriebsstätten bzw. mehrere Büros, stellt sich immer die Frage, bei welchen Fahrten es sich um auswärtige Tätigkeiten oder um Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte handelt, bei denen nur die Entfernungspausschale angesetzt werden darf. Die Regelungen für Arbeitnehmer gelten laut BMF sinngemäß auch für Unternehmer.

Praxis-Beispiel:
Bei zwei Betriebsstätten gibt es nur eine erste Betriebsstätte. Ein Unternehmer, der in Bonn eine Betriebsstätte hat (Entfernung 22 km) unterhält außerdem noch im 14 km entfernten Bad Godesberg eine weitere Betriebsstätte. Er fährt mit seinem Firmenwagen (Bruttolistenpreis 50.000 €) an 3 Tagen in der Woche zur 22km entfernten Betriebsstätte in Bonn. An zwei Tagen in der Woche fährt er zur 14 km entfernten Betriebsstätte in Bad Godesberg.
Fazit: Die Filiale in Bad Godesberg ist die erste Betriebsstätte, weil sie näher zur Wohnung liegt. Die Filiale in Bonn ist keine erste Betriebsstätte, sodass es sich bei den Fahrten dorthin um eine auswärtige Tätigkeit handelt.

Berechnung ab 2026 für die Fahrten zur 14 km entfernt liegenden ersten Betriebsstätte: 

Die Entfernungspauschale wird nur für die Fahrten zur ersten Betriebsstätte angesetzt. Das bedeutet, dass die Fahrten nach Bonn als auswärtige Tätigkeiten einzustufen sind, sodass die Kosten für diese Fahrten uneingeschränkt abziehbar sind. Sind alle Fahrtkosten, wie Abschreibung, Benzin, Reparaturen, Versicherungen usw. bereits in der Buchführung erfasst, kann der pauschal ermittelte Teil der nicht abziehbaren Kosten wie folgt gebucht werden: 
„Unentgeltliche Wertangaben 2.009,28 € an 
  Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (Haben) 2.009,28 €“.

Der Unternehmer darf, anstelle der Entfernungspauschale, nicht die tatsächlichen Kfz-Kosten oder die Reisekostenpauschale von 0,30 € je gefahrenem Km ansetzen.

Die Entfernungspauschale lag bis zum 31.12.2025 bei: 0,30 € für Entfernungen bis zu 20 km und 0,38 € ab dem 21. Entfernungskilometer.

Seit dem 1.1.2026 gilt ab dem 1. Entfernungskilometer die einheitliche Entfernungspauschale von 0,38 € (das gilt auch für Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung).

Anwendung der pauschalen 0,03% Regelung: Werden die Privatfahrten mit dem Firmen-Pkw pauschal mithilfe der 1%-Regelung ermittelt, müssen die nicht abziehbaren Kosten, die auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte entfallen, ebenfalls pauschal ermittelt werden. Der Betrag wird pauschal mit 0,03% des inländischen Bruttolistenpreises je Kalendermonat berechnet. Anders als bei Arbeitnehmern lässt der BFH die pauschale Ermittlung mit 0,002% vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs je Entfernungskilometer für jede Fahrt zur ersten Betriebsstätte (maximal einmal pro Tag) nicht zu.

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen, versteuert er den geldwerten Vorteil für Privatfahrten regelmäßig nach der 1%-Methode. Als Ausgleich für die nicht abziehbaren Kosten bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfasst er bei seinem Arbeitnehmer als Arbeitslohn entweder

• pauschal 0,03% vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs je Entfernungskilometer pro Monat (die 0,03%-Reglung geht von 15 Fahrten pro Monat aus) oder
• pauschal 0,002% vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs je Entfernungskilometer für jede Fahrt zum Betrieb (maximal einmal pro Tag).

Durch Bildung und Auflösung eines Investitionsabzugsbetrags kann ein geringwertiges Wirtschaftsgut entstehen.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer hat 2024 für die Anschaffung eines Aktenschranks einen Investitionsabzugsbetrag gebildet (voraussichtliche Anschaffungskosten von 1.200 € (netto) × 50% = 600 €). Er schafft den Aktenschrank am 3.1.26 für brutto 1.428 € an. Er rechnet wie folgt:

Konsequenz: Die Anschaffungskosten überschreiten nicht den geltenden Grenzwert von 800 €, sodass der Unternehmer den Aktenschrank sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut abschreiben darf.

Es dürfen nur bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens als geringwertige Wirtschaftsgüter behandelt werden. Unbewegliche Wirtschaftsgüter, wie z. B. Gebäudeteile, An- und Ausbauten, Platzbefestigungen, Ladeneinbauten, und immaterielle Wirtschaftsgüter dürfen nicht einbezogen werden. Ausnahme: Software, die netto ohne Umsatzsteuer nicht mehr als 800 € kostet, wird als bewegliches (materielles) Wirtschaftsgut behandelt. Nur selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter dürfen sofort abgeschrieben werden. Damit scheiden die Wirtschaftsgüter aus, die nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern genutzt werden können.

Wichtig: Softwareprodukte sind in der Regel als immaterielle Wirtschaftsgüter einzustufen, sodass eine Zuordnung zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern ausscheidet. Allerdings lässt R 5.5 Abs 1 EStR eine Ausnahme bei Trivialsoftware zu: Software bis zum Grenzwert von 800 € wird als materielles Wirtschaftsgut eingestuft.

Das Finanzgericht hat entschieden, dass freiwillige Zahlungen, die ein Blogger für seinen Internetblog zu tagesaktuellen Themen erhält, den Einnahmen als Journalist (oder jedenfalls eines ähnlichen Berufs) zuzuordnen sind.

Ausgangsbetrachtung:
Grundlage für die Feststellung, ob freiwillige Zahlungen für das Bloggen als journalistische oder eine vergleichbare berufliche Tätigkeit gemäß § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG Betriebseinnahmen sind, richtet sich danach, ob der Blogger als Teilnehmer am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr anzusehen ist, bei dem seine Beiträge, auch wenn sie frei zugänglich sind, eine wirtschaftliche Gegenleistung darstellen, die durch die Zahlungen der Leser vergütet wird.

Die freiwilligen Zahlungen der Leser werden nach Auffassung des Finanzgerichts als Betriebseinnahmen betrachtet, da eine klare Verknüpfung zwischen der Zahlung und den veröffentlichten Inhalten des Blogs besteht. Die Tatsache, dass diese Zahlungen freiwillig und nicht rechtlich verpflichtend sind, spielt dabei keine Rolle. Das Finanzgericht betont, dass eine vertragliche Bindung oder ausdrückliche Zahlungsverpflichtung zwischen dem Blogger und den Lesern nicht notwendig ist, um eine Teilnahme am wirtschaftlichen Verkehr anzunehmen. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass der Blogger bewusst Maßnahmen ergreift, um die Zahlungen der Leser zu fördern, beispielsweise durch die Darstellung von Spendenmöglichkeiten und die Betonung der finanziellen Voraussetzungen des Blogs. Dies deutet eindeutig auf eine Gewinnerzielungsabsicht hin.

Das Finanzgericht betrachtete daher die Änderungen der Einkommensteuerbescheide für die Jahre 2017 bis 2019 als rechtmäßig, weil die Art der Tätigkeit und die erhaltenen Zahlungen die gesetzlichen Kriterien für selbständige und journalistische Arbeit erfüllen und somit steuerpflichtig sind.

Hinweis: Gegen das Urteil des Finanzgerichts ist Revision eingelegt worden (Az. des BFH: VIII R 18/25). In vergleichbaren Fällen ist es daher sinnvoll, Einspruch gegen die Steuerfestsetzung einzulegen und zu beantragen, das Einspruchsverfahren bis zur Entscheidung durch den BFH ruhen zu lassen.

Bei der Anschaffung von geringwertigen Wirtschaftsgütern kann der Unternehmer (auch handelsrechtlich) zwischen 3 Varianten wählen. Ist der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, können die Wirtschaftsgüter mit den Netto-Anschaffungs- oder Herstellungskosten wie folgt erfasst werden:

1. bis zu 250 €: Erfassung als Sofortaufwand oder als „geringwertiges Wirtschaftsgut“
2. von 250 € bis 800 €: auf das Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ oder alternativ
3. bei mehr als 250 € und weniger als 1.000 €: auf das Konto „Wirtschaftsgüter (Sammelposten)“

Ob ein geringwertiges Wirtschaftsgut vorliegt, hängt von der Höhe der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten und außerdem davon ab, ob die Wirtschaftsgüter beweglich, abnutzbar und selbständig (= für sich allein) nutzbar sind. Die Anschaffung- oder Herstellungskosten dürfen netto ohne Umsatzsteuer

• nicht über 800 € bzw.
• zwischen 250 € und 1.000 € liegen, wenn sie in einen Sammelposten eingestellt werden sollen.

Maßgebend ist immer der Nettobetrag, unabhängig davon, ob die Umsatzsteuer in vollem Umfang, teilweise oder überhaupt nicht als Vorsteuer abgezogen werden kann.

Praxis-Beispiel:
Ein Arzt, der ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze ausführt, kauft eine Büroleuchte für 800 € zuzüglich 19% Umsatzsteuer von 152 € (brutto also 952 €). Konsequenz: Da es auf den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer ankommt, überschreitet der Arzt nicht den Grenzwert von 800 €. Er kann somit den Betrag von 952 € sofort zu 100% abschreiben, obwohl die Anschaffungskosten wegen des fehlenden Vorsteuerabzugs den Betrag von 800 € übersteigen.

Beim Kauf geringwertiger Wirtschaftsgüter sollte auf detaillierte Rechnung geachtet werden. Kauft ein Unternehmer verschiedene Gegenstände, muss eine detaillierte Rechnung ausgestellt werden, weil nur so dokumentiert werden kann, welcher Gegenstand den Grenzwert nicht überschreitet. Hinweis: Sollte es nicht möglich sein, eine detaillierte Rechnung zu erhalten, kann der Gesamtbetrag auch nach Verkaufsunterlagen (z. B. Prospekt mit Preisangaben) aufgeteilt werden. Diese Unterlagen müssen zusammen mit der Rechnung aufbewahrt werden.

Bei der Beurteilung, ob der Grenzwert überschritten wird, ist nicht allein der Kaufpreis maßgebend. Zu den Anschaffungskosten gehören zusätzlich alle Aufwendungen, die der Unternehmer leistet, um den Gegenstand

• zu erwerben und
• in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, wie z. B. Transportkosten, Verpackungskosten und Montagekosten.

Nicht dazu gehören Kosten, die im Zusammenhang mit der Zahlung stehen, z. B. Nachnahme- oder Mahngebühren. Bestellt ein Unternehmer mehrere Wirtschaftsgüter und zahlt er einen pauschalen Betrag für Transport und Verpackung, dann muss er diesen anteilig auf alle Wirtschaftsgüter verteilen. Skonti und Rabatte mindern die Anschaffungskosten, sodass der geminderte Betrag für die Beurteilung maßgebend ist. Wird das Wirtschaftsgut vor dem Jahreswechsel gekauft und erst im neuen Jahr unter Abzug eines Skontoabzugs bezahlt, wirkt sich diese Kaufpreisreduzierung nicht mehr im abgelaufenen Jahr aus.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer schafft Ende Dezember 2025 ein Wirtschaftsgut für netto 812 € an und zahlt den Kaufpreis erst am 3.1.2026 unter Abzug von 2% Skonto (= 16,24 €). Im Jahr 2025 ist der Betrag von 812 € maßgebend. Es handelt sich dann nicht um ein geringwertiges Wirtschaftsgut. Der Unternehmer muss das Wirtschaftsgut über die Nutzungsdauer abschreiben bzw. in den Sammelposten einstellen.

Hat der Unternehmer einen nur steuerlich zulässigen Investitionsabzugsbetrag gebildet, kann dies zu einer Minderung der Anschaffungs- und Herstellungskosten führen, soweit dieser im Investitionsjahr aufzulösen ist. Für steuerliche Zwecke muss der Unternehmer die Gewinnerhöhung wieder rückgängig machen, indem er den Investitionsabzugsbetrag von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzieht. Durch den Abzug des Investitionsabzugsbetrags können (nur steuerlich) geringwertige Wirtschaftsgüter entstehen.

Aus ertragsteuerlicher Sicht teilen Unfallkosten das Schicksal der Fahrt oder Reise, bei der sich der Unfall ereignet hat. Findet der Unfall auf einer privaten Fahrt statt, sind die Kosten, soweit sie nicht von einer Versicherung abgedeckt werden, ohne Gewinnauswirkung zu buchen. Bei einem Unfall auf einer betrieblichen Fahrt, sind die mit dem Unfall zusammenhängenden Kosten den betrieblichen Kfz-Kosten zuzurechnen. Im Gegensatz hierzu sind bei der Umsatzsteuer die Unfallkosten anteilmäßig zu erfassen.

Abgrenzung: Wann Fahrten mit dem Firmen-PKW dem privaten Bereich zugeordnet werden
Da bei einem Verkehrsunfall die Unfallkosten das Schicksal der Fahrtkosten teilen, kommt es darauf an, die jeweilige Fahrt dem betrieblichen oder privaten Bereich zuzuordnen. Das heißt, dass die Kosten privat veranlasst sind, wenn die Fahrt privat veranlasst war (Vorsicht: Eine betriebliche Fahrt wird zu einer privaten Fahrt, wenn der Unternehmer z. B. an einem Wettrennen im öffentlichen Straßenverkehr teilnimmt oder alkoholbedingt fahruntüchtig ist.)

Fahrten sind und bleiben betrieblich, auch wenn eine untergeordnete private Mitveranlassung vorliegt. Das ist z. B. der Fall, wenn der Unternehmer auf einer beruflich veranlassten Fahrt einen Bekannten aus privaten Gründen mitnimmt. Wegen der untergeordneten privaten Mitveranlassung sind alle Kosten als Betriebsausgaben abziehbar. Entstehen jedoch aus dieser privaten Mitveranlassung erhebliche Kosten, können diese nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Das ist z. B. der Fall, wenn der Unternehmer aufgrund eines Unfalls seinem privaten Mitfahrer Schadensersatz leisten muss (BFH-Urteil vom 1.12.2005, IV R 26/04). Zahlungen an den geschädigten Mitfahrer sind keine Betriebsausgaben.

Beurteilung von Unfallkosten
Nach dem BFH-Urteil vom 18.4.2007 (XI R 60/04) gilt eine einheitliche Linie, die sowohl von den Finanzgerichten als auch von der Finanzverwaltung vertreten wird. Es kann von Folgendem ausgegangen werden:

• Ein PKW, der zum Betriebsvermögen gehört, ist und bleibt Betriebsvermögen, auch wenn der Unternehmer seinen Firmen-PKW für private Fahrten nutzt.
• Bei einer privaten Fahrt dürfen die Aufwendungen, die über die Erstattung der Versicherung hinausgehen, nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden; bei einer betrieblichen Fahrt sind die Aufwendungen gewinnmindernd abziehbar.
• Tritt bei einem Unfall auf einer betrieblichen Fahrt ein Totalschaden ein, ist der Buchwert des PKW als Betriebsausgabe zu buchen. Zahlungen für den zerstörten PKW und Erstattungen von einer Versicherung werden als Betriebseinnahmen erfasst.
• Tritt bei einem Unfall auf einer privaten Fahrt ein Totalschaden ein, liegt gemäß in Höhe des Restbuchwerts eine Nutzungsentnahme vor (R 4.7 Abs. 1 EStR). Zahlungen einer Versicherung sind als Betriebseinnahmen zu erfassen, soweit der Betrag über den Restbuchwert hinausgeht.
• Ist der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann er die Vorsteuer immer in vollem Umfang geltend machen, auch wenn sich der Unfall auf einer privaten Fahrt ereignet hat.

Unfallkosten werden ertragsteuerlich und umsatzsteuerlich teilweise unterschiedlich behandelt. Die Auswirkungen hängen insbesondere davon ab, ob die eigene Versicherung oder die Versicherung des Unfallgegners für den Schaden aufkommt. Problematisch ist es für den Unternehmer, wenn die Haftpflichtversicherung des Unfallgegners oder die eigene Vollkaskoversicherung keinen Ersatz leistet.

Auswirkungen bei einem Unfall mit Totalschaden: Es werden keine stillen Reserven realisiert, wenn der Firmen-PKW eines Unternehmers während einer privaten Fahrt zerstört wird. Das heißt, der Unfall auf einer privaten Fahrt führt nicht zu einer Gewinnrealisierung. Vielmehr liegt in Höhe des Buchwerts eine Nutzungsentnahme vor. Schadenersatzforderungen für den zerstörten PKW sind als Betriebseinnahmen zu erfassen, soweit sie über den Buchwert hinausgehen.

Eine Kaskoversicherung, die der Unternehmer abschließt, deckt sowohl die Risiken auf betrieblichen als auch auf privaten Fahrten ab. Die Zahlung einer Kaskoversicherung ist in vollem Umfang als Betriebseinnahme zu erfassen, wenn der Firmen-PKW während einer betrieblichen Nutzung gestohlen wurde. Ist der Firmen-PKW während einer privaten Nutzung gestohlen worden, liegt in Höhe des Buchwerts eine Nutzungsentnahme vor. Zahlungen der Kaskoversicherung sind als Betriebseinnahmen zu erfassen, soweit sie über den Buchwert hinausgehen.

Das Finanzgericht Hamburg hat entschieden, dass die von einer GmbH getätigten Sponsoringaufwendungen an einen gemeinnützigen Verein als vollständig abzugsfähige Betriebsausgaben anzuerkennen sind und nicht als Spenden gelten.

Das Gericht stützte sich dabei auf die Tatsache, dass der Verein eine Gegenleistung in Form von Öffentlichkeitsarbeit und der Erlaubnis erbrachte, das Sponsoring zu Werbezwecken zu nutzen. Dieses Urteil unterstreicht, dass diese Aufwendungen auf geschäftliche Vorteile wie Imageverbesserung und Marktpositionierung abzielten und kein reiner Selbstzweck waren.

Darüber hinaus kam das Finanzgericht zu dem Schluss, dass die vereinbarten Zahlungsmodalitäten und Zinssätze keine „verdeckte Gewinnausschüttung“ darstellen. Die vereinfachte Zahlungsstruktur entsprach den gemeinnützigen und aufbauenden Zielen des Vereins. Die steuerlichen Einwände der Finanzbehörde gegen die Ausgestaltung des Sponsoringvertrags wurden somit zurückgewiesen. Abschließend wurde festgestellt, dass auch der Vorsteuerabzug aus den Sponsoringaufwendungen rechtmäßig ist, weil der Verein wirtschaftlich relevante Gegenleistungen erbracht hat.

Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben werden auf der Grundlage festgesetzt, nach der das Statistische Bundesamt die Aufwendungen privater Haushalte für Nahrungsmittel und Getränke ermitteltet. Diese beruhen auf Erfahrungswerte und bieten dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit, die Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen. Sie entbinden ihn damit von der Aufzeichnung einer Vielzahl von Einzelentnahmen. Diese Regelung dient der Vereinfachung und lässt keine Zu- und Abschläge zur Anpassung an die individuellen Verhältnisse zu.

Die Pauschbeträge für Sachentnahmen sind Jahreswerte für eine Person. Für Kinder bis zum vollendeten 2. Lebensjahr entfällt der Ansatz eines Pauschbetrages insgesamt. Für Kinder bis zum vollendeten 12. Lebensjahr ist die Hälfte des jeweiligen Wertes anzusetzen.

Das Bundesfinanzministerium hat die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen veröffentlicht, die ab dem 1.1.2026 gelten. Die Beträge können der Tabelle entnommen werden, die dem BMF-Schreiben beigefügt ist. Es ändern sich nicht alle Pauschbeträge, sondern nur bei einigen Ländern. Die neuen Beträge, die ab 2026 gelten, sind in der Tabelle fett gedruckt.

Zusätzlich ist Folgendes zu beachten:

• Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) insbesondere Folgendes: 
  Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland ist jeweils ohne Tätigwerden der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
• Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale tagesbezogen vorzunehmen, d.h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit, unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Praxis-Beispiel:
Ein Ingenieur kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23.00 Uhr. Die Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.
Für den Dienstag als Rückreisetag von Straßburg gilt eine Pauschale von 36 € und als Anreisetag nach Kopenhagen eine Pauschale von 50 €. Für Dienstag ist daher nur die höhere Verpflegungspauschale von 50 € anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 15 € (20 % der Verpflegungspauschale für Kopenhagen von 75 € für einen vollen Kalendertag) auf 35 € zu kürzen.

Die festgesetzten Beträge für die Philippinen gelten auch für Mikronesien, die Beträge für Trinidad und Tobago gelten auch für die zu dessen Amtsbezirk gehörenden Staaten Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen sowie Suriname. Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend. Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 3 LStR). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 LStR); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR).

Die Übersicht der neuen Pauschbeträge wurde auf der Seite des BMF veröffentlicht (hier klicken).

Bei Unternehmern, die ihren Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, ist die an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer als Betriebsausgabe zu erfassen. Der Zu- oder Abfluss darf nur dann abweichend vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt erfasst werden, wenn es sich um Einnahmen oder Ausgaben handelt, die innerhalb einer kurzen Zeit (= 10 Tage) vor oder nach Ablauf des Jahres zu- oder abfließen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Es kann sich also nur um Zahlungen handeln, die zwischen dem 22.12. und dem 10.1. des Folgejahres liegen.

Damit abweichend geleistete Zahlungen im Jahr ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit abgezogen werden dürfen, müssen sie innerhalb des 10-Tages-Zeitraums fällig und geleistet worden sein. Beide Voraussetzungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Bei Umsatzsteuervorauszahlungen und -erstattungen handelt es sich grundsätzlich um regelmäßig wiederkehrende Ausgaben bzw. Einnahmen, sodass auch hier die 10-Tage-Regelung gilt, also auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldung für das IV. Quartal, die bis zum 10. Januar des Folgejahres abzugeben ist. Dies betrifft also nur die Voranmeldungen, für die keine Dauerfristverlängerung gewährt wurde.

Praxis-Beispiel (Verlängerung der Abgabefrist/Fälligkeit):
Ein Unternehmer (Einnahmen-Überschuss-Rechner) macht seine Umsatzsteuervorauszahlung für Dezember 2025 , die er rechtzeitig in 2026 leistet, als Betriebsausgabe des Jahres 2025 geltend. Die Umsatzsteuervorauszahlung für Dezember  ist  in 2025 steuerlich abziehbar, auch wenn sich die Frist auf den 12.01.2026 verschiebt, weil der 10.1.2026 auf einen Samstag  fällt (vgl. BFH-Urteil vom 27.6.2018, X R 44/16). Dennoch muss die Zahlung grundsätzlich bis zum 10.01.2026 geleistet worden sein. Auch die Umsatzsteuervorauszahlung innerhalb des 10-Tages-Zeitraums fällig sein muss, ist diese Voraussetzung hier erfüllt. Denn bei der Ermittlung der Fälligkeit ist laut BFH allein auf die gesetzliche Abgabefrist abzustellen, nicht aber auf eine mögliche Verlängerung der Frist gemäß § 108 Abs. 3 AO.

Bei einer Dauerfristverlängerung liegt die Abgabefrist, z. B. für den Monat Dezember 2025 außerhalb des 10-Tage-Zeitraums. Unternehmer, die ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben, müssen die Voranmeldung für den Monat Dezember bis zum 10.1.2026 abgeben; bei einer Dauerfristverlängerung ist die Voranmeldung für den Monat November bis zum 10.1.2026 abzugeben.

Besonderheit bei dem Finanzamt erteilter Einzugsermächtigung
Erteilt der Unternehmer dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung, hat er keinen Einfluss darauf, wann das Finanzamt die „Umsatzsteuerzahllast“ von seinem Konto abbucht. Darauf kommt es auch nicht an. Entscheidend ist vielmehr, dass das Finanzamt berechtigt ist, bis zum 10. Januar abzubuchen. Bei einer Ermächtigung zum Lastschrifteinzug wird deshalb unterstellt, dass die Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Fälligkeit abgeflossen ist. Voraussetzung ist, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung fristgerecht abgegeben wurde und das betroffene Konto im Fälligkeitszeitpunkt eine hinreichende Deckung aufweist. Es spielt dann keine Rolle, wenn das Konto durch das Finanzamt tatsächlich erst später in Anspruch genommen wurde oder die Möglichkeit besteht, den Lastschrifteinzug im Anschluss an die Abbuchung zu widerrufen.