Kategorie: Lohnsteuer / Sozialversicherung

Der Wert der Leistungen, den Arbeitnehmer durch eine Betriebsveranstaltung erhalten, ist regelmäßig anhand der Kosten zu schätzen, die der Arbeitgeber dafür aufgewendet hat. Diese Kosten werden, soweit sie nicht individualisierbar sind, zu gleichen Teilen auf sämtliche Teilnehmer und damit auch auf Familienangehörige und Gäste, die den Arbeitnehmer bei der Betriebsveranstaltung begleitet haben, aufgeteilt.

Der auf Familienangehörige entfallende Aufwand wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Hierbei ist eine Freibetragsgrenze von 110 € zu berücksichtigen. Bei der Berechnung müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung bezahlt. Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen.

Die Freibetragsgrenze von 110 € gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten und seine Kinder entfallen, den Betrag von 110 €, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden.

Der Unternehmer erfasst nur die Kosten für eine Betriebsveranstaltung als Lohnaufwand, die auf seine Arbeitnehmer entfallen. Aufwendungen, die auf den Unternehmer selbst und seine Gäste entfallen, können nicht als Lohnaufwand gebucht werden. Die eigenen Aufwendungen bucht der Unternehmer als "Sonstige betriebliche Aufwendungen". Die Kosten, die auf seine Gäste entfallen, erfasst der Unternehmer als Privatentnahmen, wenn die Gäste aus privaten Gründen eingeladen wurden, und als geschäftliche Bewirtungskosten und/oder Geschenke für Geschäftsfreunde, wenn die Einladung aus betrieblichen Gründen erfolgt ist.

Bewirtungskosten und übrige Aufwendungen, die diesen Personenkreis betreffen, können nach den "allgemeinen" Regelungen im Abzug beschränkt sein (für Geschenke gilt die 50-€-Abzugsgrenze und bei Bewirtungen die 70%ige Einschränkung für Bewirtungskosten). Übernimmt der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer verauslagte Reiseaufwendungen, sind diese als Werbungskostenersatz gemäß § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, weil die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung beruflich veranlasst ist.

Eine Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebsjubiläum usw.) liegt im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Das gilt auch bei Kapitalgesellschaften, z. B. bei einer GmbH oder einer UG haftungsbeschränkt. Liegen die entsprechenden Voraussetzungen vor, dann sind die Zuwendungen bei den Arbeitnehmern nicht als Arbeitslohn zu erfassen, soweit der Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Das gilt auch für einen GmbH-Gesellschafter, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist.

Praxis-Beispiel:
Eine GmbH veranstaltete mit ihren 8 Arbeitnehmern einen 2-tägigen Betriebsausflug. Die Fahrtkosten und die Kosten für Unterkunft und Verpflegung haben pro Person 200 € betragen. Für die 8 Arbeitnehmer sind somit insgesamt Aufwendungen in Höhe von (8 × 200 € =) 1.600 € entstanden. Von den Kosten, die auf die Arbeitnehmer entfallen, bucht die GmbH (8 × 110 € =) 880 € als lohnsteuerfreie Sachzuwendung. Die verbleibenden 720 € unterwirft die GmbH pauschal mit 25% der Lohnsteuer, sodass die pauschal versteuerten Lohnbestandteile nicht in der individuellen Lohnabrechnung erfasst wurden. Die pauschale Steuer beträgt insgesamt 202,50 € (720 € × 25 % = 180,00 € + 5,5 % = 9,90 € Solidaritätszuschlag + 12,60 € (7%) pauschale Kirchensteuer). Aber! Die in den Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer darf insgesamt nicht als Vorsteuer abgezogen werden.

Geburtstagsfeier des Arbeitnehmers (GmbH-Gesellschafters)
Begünstigt sind maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr, zu denen nicht die Geburtstagsfeier gehört, zu der ein Arbeitnehmer einlädt. Diese Aufwendungen trägt der Arbeitnehmer, sodass nur er einen Werbungskostenabzug geltend machen kann. Grundsätzlich dürfen die Aufwendungen für eine Geburtstagsfeier nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können die Kosten aber ganz oder teilweise beruflich veranlasst sein. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Feier nicht in erster Linie der Ehrung des Jubilars und damit nicht der repräsentativen Erfüllung gesellschaftlicher Konventionen dient, sondern dem kollegialen Miteinander und daher der Pflege des Betriebsklimas. Das ist der Fall, wenn der Jubilar mit seiner Einladung der Belegschaft Dank und Anerkennung zollt oder gefestigten betrieblichen Gepflogenheiten Rechnung trägt.

Praxis-Beispiel:
Der alleinige Geschäftsführer einer GmbH hat anlässlich der Vollendung seines 60. Lebensjahrs sämtliche Mitarbeiter der GmbH (insgesamt ca. 70 Personen) in eine Werkstatthalle der GmbH eingeladen. Die GmbH war bei der Organisation der Geburtstagsfeier eingebunden. Die Werkstatthalle wurde für die Feierlichkeit mit Mobiliar der GmbH (Bierzeltgarnituren) ausgestattet. Die Feier fand an einem Freitag von 12 Uhr bis 17 Uhr statt. Ein Teil der Gäste erschien in Arbeitskleidung. Die Kosten der Feier beliefen sich auf ca. 35 € pro Person. Außerdem fanden private Geburtstagsfeiern des Geschäftsführers mit deutlich höheren Kosten statt. Das Finanzamt lehnte den Abzug der Aufwendungen für die Geburtstagsfeier in Höhe von 2.470 € ab. Der BFH sah jedoch zwischen den Aufwendungen und den steuerpflichtigen Einnahmen einen Veranlassungszusammenhang und ließ den Werbungskostenabzug zu.

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Davon ist auszugehen, wenn die Aufwendungen mit der Erzielung von Einkünften objektiv zusammenhängen und ihr subjektiv zu dienen bestimmt sind, d.h. wenn sie in wirtschaftlichem Zusammenhang mit den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit stehen. Dabei kommt es entscheidend darauf an, welche Gründe den Steuerpflichtigen zu den Aufwendungen bewogen haben.

Das bedeutet, dass der Anlass einer Feier ein Indiz, nicht aber das alleinentscheidende Kriterium ist. Trotz des Geburtstags, der ein herausgehobenes persönliches Ereignis ist, können die Aufwendungen für die Feier beruflich veranlasst sein. Ob die Aufwendungen Werbungskosten sind, ist daher anhand weiterer Kriterien zu beurteilen. So ist von Bedeutung, wer als Gastgeber auftritt, wer die Gästeliste bestimmt, ob es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter (des Steuerpflichtigen oder des Arbeitgebers), um Angehörige des öffentlichen Lebens, der Presse, um Verbandsvertreter oder um private Bekannte oder Angehörige des Steuerpflichtigen handelt. Zu berücksichtigen ist außerdem, an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet, ob sich die finanziellen Aufwendungen im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen bewegen und ob das Fest den Charakter einer privaten Feier aufweist oder ob das nicht der Fall ist.

Das kostenlose oder verbilligte Aufladen der Batterien von Elektro- bzw. Hybridelektrofahrzeugen im Betrieb des Arbeitgebers ist steuerfrei, wenn der Arbeitgeber die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob es sich um ein Privat- oder Firmenfahrzeug handelt. Während bei der 1%-Regelung der Ladestrom, der vom Arbeitgeber gestellt wird, durch den Ansatz des pauschalen Nutzungswerts abgegolten ist, werden Firmenwagen bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode dadurch begünstigt, dass die Stromkosten nicht erfasst werden.

Das Aufladen privater Elektrofahrzeuge oder Hybridelektrofahrzeuge des Arbeitnehmers beim Arbeitgeber ist weder auf einen Höchstbetrag noch auf die Anzahl der begünstigten Kraftfahrzeuge begrenzt. Begünstigt ist das Aufladen an jeder ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines mit dem Arbeitgeber verbundenen Unternehmens. Die Steuerbefreiung gilt ebenso für Leiharbeitnehmer im Betrieb des Entleihers. Die kostenlose Überlassung des betrieblichen Ladestroms ist lohnsteuer- und auch sozialversicherungsfrei.

Die Steuerfreiheit des Ladestroms für private Pkw der Beschäftigten ist nicht nur bei arbeitgebereigenen Ladevorrichtungen, sondern auch in folgenden Fällen gegeben:

• Der Arbeitgeber gestattet einem externen Anbieter den Betrieb von Ladevorrichtungen auf seinem Betriebsgrundstück. Die Kosten des von seinen Beschäftigten für ihre Fahrzeuge aus diesen Ladevorrichtungen bezogenen Ladestroms werden unmittelbar vom Arbeitgeber übernommen.
• Der Arbeitgeber ist Mieter einer Immobilie. Zu dieser Immobilie gehören auch Ladevorrichtungen, die die Beschäftigten nutzen können. Der Arbeitgeber übernimmt wiederum unmittelbar die Kosten des von seinen Beschäftigten an diesen Ladevorrichtungen bezogenen Ladestroms.

Wichtig! Im Gegensatz zur lohn- und sozialversicherungsfreien Überlassung von Strom an die Beschäftigten zum Aufladen eines privaten Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs muss die Wertabgabe der Umsatzsteuer unterworfen werden. 

Private Ladevorrichtungen
Lohnsteuerfrei sind auch vom Arbeitgeber zusätzlich gewährte Vorteile für die zur privaten Nutzung zeitweise überlassene betriebliche Ladevorrichtung für Elektrofahrzeuge oder Hybridelektrofahrzeuge (= Wallboxen). Der aus Wallboxen bezogene Ladestrom fällt nicht unter die Steuerbefreiung. Die Steuerbefreiung gilt jedoch nur, wenn die Ladevorrichtung im Eigentum des Arbeitgebers bleibt. 

Der Arbeitgeber kann die geldwerten Vorteile aus der Übereignung einer Ladevorrichtung ebenso wie seine Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für den Erwerb und für die Nutzung einer Ladevorrichtung pauschal mit 25% versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG). Voraussetzung: Auch diese Leistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Bemessungsgrundlage sind die Aufwendungen des Arbeitgebers für den Erwerb der Ladevorrichtung (einschließlich Umsatzsteuer).

Privates Aufladen des Elektrodienstwagens: Finanzamt erlaubt pauschalen Auslagenersatz
Lädt der Arbeitnehmer ein ihm auch zur privaten Nutzung überlassenes (Elektro-) Firmenfahrzeug zuhause zu seinen Lasten auf, müssten eigentlich Aufzeichnungen geführt werden. Erforderlich ist dazu regelmäßig ein Einzelnachweis der Kosten, am besten mit einem gesonderten Stromzähler. Erforderlich sind Aufzeichnungen für einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum, in der Regel drei Monate. 
Dies verursacht jedoch Kosten – zum Beispiel für einen gesonderten geeichten Zähler – und administrativen Aufwand. Zur Vereinfachung des steuer- und beitragsfreien Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Firmenwagens beim Mitarbeiter lässt die Finanzverwaltung deshalb monatliche Pauschalen zu (BMF, Schreiben v. 29. September 2020, IV C 5 – S 2334/19/10009 :004).

Aktuell gelten folgende Pauschalen:
Monatliche Pauschale bei zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:

• 30 € monatlich für Elektrofahrzeuge,
• 15 € monatlich für Hybridelektrofahrzeuge.

Monatliche Pauschale ohne zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber:

• 70 € monatlich für Elektrofahrzeuge,
• 35 € monatlich für Elektrohybridfahrzeuge.

Als zusätzliche Lademöglichkeit beim Arbeitgeber gilt jeder zum unentgeltlichen oder verbilligten Aufladen des Dienstwagens geeignete Stromanschluss an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers. Gleichgestellt ist eine vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellte Stromtankkarte zum Aufladen des Dienstwagens bei einem Dritten. In den übrigen Fällen gelten die jeweils höheren Pauschalen.

Durch den pauschalen Auslagenersatz sind sämtliche Kosten für den Ladestrom abgegolten. Ein zusätzlicher Auslagenersatz der nachgewiesenen tatsächlichen Kosten für den von einem Dritten bezogenen Ladestrom ist nicht zulässig.

Übersteigen die vom Mitarbeiter in einem Kalendermonat getragenen Kosten für Ladestrom die maßgebende Pauschale, kann der Arbeitgeber anstelle der maßgebenden Pauschale auch die anhand von Belegen nachgewiesenen tatsächlichen Kosten als steuerfreien Auslagenersatz erstatten.

Werden die Kosten für den Ladestrom nicht vom Arbeitgeber erstattet, sondern vom betroffenen Arbeitnehmer selbst getragen, mindern die vorstehenden Beträge den geldwerten Vorteil aus der Firmenwagengestellung beim Arbeitnehmer. Auch hier sind die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten maßgebend.

Privates Elektrofahrzeug zuhause laden: Erstattung steuerpflichtig
Lädt ein Arbeitnehmer sein privates Elektrofahrzeug zuhause auf, so sind keine steuerfreien Erstattungen möglich. Bei privaten Elektrofahrzeugen oder Hybridelektrofahrzeugen des Arbeitnehmers stellt die Erstattung der vom Arbeitnehmer selbst getragenen Stromkosten steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfen sind unterschiedliche Zahlungen, die auch unterschiedlich erfasst werden. Bei der Zahlung von Urlaubsgeld fällt unabhängig von der Höhe Lohnsteuer und Sozialversicherung an. Im Gegensatz dazu kann die Erholungsbeihilfe in begrenzter Höhe mit 25% pauschal versteuert werden und bleibt damit beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Erholungsbeihilfen sind freiwillige Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Erholungskosten seines Arbeitnehmers. Sachleistungen sind ebenfalls möglich. Wie der betreffende Beschäftigte seinen Urlaub verbringt, spielt keine Rolle. Jeder Mitarbeiter kann eine Erholungsbeihilfe erhalten, die pro Jahr maximal

• 156 € für den Arbeitnehmer,
• 104 € für den Ehe-/Lebenspartner und
• 52 € für jedes Kind betragen darf.

Jeder Arbeitnehmer kann die Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber erhalten, unabhängig davon, ob er Festangestellter, Teilzeitmitarbeiter, Werkstudent oder Minijobber ist. 

Lohnsteuerpauschalierung: Erholungsbeihilfen, die steuerpflichtig sind, können pauschal mit 25% versteuert werden, wenn die Beihilfen die Freigrenzen im Kalenderjahr nicht übersteigen. Übersteigt die Erholungsbeihilfe die Grenzbeträge, ist eine Pauschalbesteuerung nicht möglich. In diesem Fall wird die Lohnsteuer ebenso wie beim normalen Arbeitslohn einbehalten, sodass die Erholungsbeihilfe dann auch in voller Höhe beitragspflichtig in der Sozialversicherung ist. 

Nachweispflichten: Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitnehmer keine Urlaubsreise durchführt, sondern seinen Urlaub zu Hause verbringt. Die zweckentsprechende Verwendung der Erholungsbeihilfe gilt als erfüllt, wenn ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und dem Urlaub des Arbeitnehmers besteht.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden. Die Erholungsbeihilfen müssen für die Erholung dieser Personen bestimmt sein und verwendet werden. Davon kann in der Regel ausgegangen werden, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird.

Ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Zahlung der Beihilfe und der Erholungsmaßnahme des Arbeitnehmers kann im Allgemeinen dann angenommen werden, wenn die Erholungsmaßnahme (z. B. der Erholungsurlaub) innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe beendet bzw. begonnen oder aber innerhalb dieses Zeitraumes eine Anzahlung auf eine bereits fest vereinbarte Erholungsmaßnahme (z. B. Buchung einer Erholungsreise) nachgewiesen wird. In den Fällen, in denen dieser zeitliche Zusammenhang gewahrt ist, kann von einer schriftlichen Bestätigung des Arbeitnehmers über die zweckgebundene Verwendung der Beihilfe abgesehen werden. Liegt kein zeitlicher Zusammenhang vor, ist zumindest eine schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe erforderlich.

Notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit auf einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber beauftragten Dritten im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug für Kalendertage entstehen, an denen der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte, sind Werbungskosten. Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug entstehen, kann im Kalenderjahr einheitlich eine Pauschale von 9 € für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte.

Praxis-Beispiel:
Das Finanzgericht hat die Übernachtungspauschale für die Tage nicht anerkannt, an denen unstreitig einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale bestand, es aber an einer Übernachtung im Lkw fehlte. Die für die Gewährung der Übernachtungspauschale notwendigen Voraussetzungen liegen somit nach Auffassung des Finanzgerichts nicht alle vor. Das Finanzgericht hat deshalb die Revision nicht zugelassen.

Aber: Der BFH hat dennoch aufgrund der Beschwerde des Klägers die Revision gegen die Entscheidung zugelassen (Az. VI R 6/25). Betroffene Fälle sollten bis zu einer endgültigen Entscheidung durch den BFH offengehalten werden (entweder bereits beim Lohnsteuerabzug oder spätestens in der Steuererklärung). Zu klären ist somit, ob die Übernachtungspauschale für Übernachtungen eines Berufskraftfahrers im LKW seines Arbeitgebers durch die Kopplung an gewährte Verpflegungspauschalen jeweils auch für An- und Abreisetage zu berücksichtigen ist.

Hinweise:

• Die Pauschale kann auch von mitfahrenden Beschäftigten beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten (BMF-Schreiben vom 25.11.2020).
• Die Erstattung eines nachgewiesenen höheren Mehraufwands ist alternativ zur Übernachtungspauschale möglich.
• Die besondere Lkw-Übernachtungspauschale ist zu unterscheiden von der allgemeinen Übernachtungspauschale. Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag steuerfrei erstatten (im Inland 20 € gem. R 9.7 Abs. 3 LStR). Ein pauschaler Werbungskostenabzug ist insoweit nicht möglich.

Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt zurzeit

• für die ersten 20 Entfernungskilometer je vollen Entfernungskilometer 0,30 € und
• für jeden darüberhinausgehenden Entfernungskilometer 0,38 €. 

Die Anhebung der Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer ist befristet und endet mit Ablauf des Jahres 2026. Beim Einsatz eines Privatfahrzeugs wird die kürzeste Strecke mit dem Kilometersatz von 0,30 € bzw. 0,38 € und der Anzahl der Fahrten multipliziert. Eine Deckelung der Aufwendungen auf den Jahreshöchstbetrag von 4.500 € erfolgt nicht. 

Der Arbeitgeber kann, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erstatten. Diese kann er pauschal mit 15% besteuern. Auch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährte Barzuschüsse können durch den Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Aus Vereinfachungsgründen können hierbei grundsätzlich 15 Arbeitstage monatlich zugrunde gelegt werden. Wird der Arbeitnehmer allerdings weniger als 5 Arbeitstage in der Woche an der ersten Tätigkeitsstätte tätig, sind diese verhältnismäßig zu mindern.

Auf die erste Tätigkeitsstätte kommt es an: Die Entfernungspauschale beträgt für jeden vollen Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 € für die ersten 20 Entfernungskilometer und 0,38 € für jeden weiteren Entfernungskilometer. Bei Arbeitnehmern ist die Entfernungspauschale nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Da Arbeitnehmer pro Beschäftigungsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben, kommt es zunächst darauf an festzustellen, ob es sich bei den Fahrten, die der Arbeitnehmer unternimmt, überhaupt um Fahrten handelt, für die die Entfernungspauschale gilt. 

Hinweis: Der Koalitionsvertrag von CDU/SPD sieht vor, die Entfernungspauschale ab dem 1. Entfernungskilometer generell auf 0,38 € anzuheben. Es ist allerdings noch offen, ob bzw. wann dies erfolgen soll.

Auch Minijobber haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Der gesetzliche Mindesturlaub richtet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz und beträgt bei einer

• 6-Tage-Woche: 24 Urlaubstage im Jahr
• 5-Tage-Woche: 20 Urlaubstage im Jahr

Besteht ein Tarifvertrag, der mehr Urlaub vorsieht, dann gilt der tarifliche Anspruch.

Wichtig! Entscheidend ist nicht die Zahl der Stunden, sondern die Anzahl der Arbeitstage pro Woche. Grundsätzlich sollten Minijobber ihren Urlaub selbst planen können. In Ausnahmefällen (etwa bei Betriebsferien) kann der Arbeitgeber festlegen, wann der Urlaub genommen werden muss. Dabei muss jedoch ein Teil des Jahresurlaubs frei planbar bleiben.

Der Urlaub sollte im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn beispielsweise dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen. Nicht in Anspruch genommener Urlaub verfällt sonst zum 31. März des Folgejahres.

Ein Urlaubsanspruch besteht auch dann, wenn der Minijob ausschließlich am Wochenende ausgeübt wird. Entscheidend ist, an wie vielen Tagen pro Woche gearbeitet wird, nicht an welchen.

Berechnung:
Viele Minijobber arbeiten nur an bestimmten Tagen pro Woche. Deshalb wird der Mindesturlaub je nach Anzahl der Arbeitstage pro Woche wie folgt berechnet: Anzahl der individuellen Arbeitstage pro Woche × 24 Tage Mindesturlaub : 6 Arbeitstage pro Woche

Arbeiten Minijobber unterschiedlich oft in der Woche, wird der Urlaubsanspruch anhand der tatsächlichen Arbeitstage pro Jahr berechnet. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch lässt sich dann wie folgt berechnen: Urlaubsanspruch pro Jahr x Anzahl der individuellen Arbeitstage pro Jahr : 260 bzw. 312. Wird im Unternehmen allgemein an 5 Tagen in der Woche gearbeitet, wird von insgesamt 260 Arbeitstagen im Jahr ausgegangen. Bei einer Sechs-Tage-Woche werden 312 Arbeitstage im Jahr angesetzt. Verbleibt bei der Berechnung ein Bruchteil, der mindestens einen halben Urlaubstag ergibt, wird er auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet. Beginnt oder endet der Minijob während eines laufenden Jahres, beträgt der Urlaubsanspruch anteilig 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat der Beschäftigung.

Kann Urlaub im Minijob nicht in Anspruch genommen werden, stellt sich die Frage, ob alternativ ein finanzieller Ausgleich erfolgen kann. Da eine Abgeltung des Urlaubs während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses im Bundesurlaubsgesetz nicht vorgesehen ist, ist das nicht so einfach möglich, weil der Urlaub im laufenden Kalenderjahr in Anspruch genommen werden sollte, da er zur Erholung dient. Diesen Zweck erfüllt eine Urlaubsabgeltung nicht. Anders ist es, wenn das Arbeitsverhältnis unerwartet endet und Urlaubstage nicht mehr in Anspruch genommen werden können. Dann müssen Arbeitgeber diesen entsprechend abgelten. Das bedeutet, dass die nicht genommenen Urlaubstage am Ende der Beschäftigung ausgezahlt werden müssen.

Krankheit im Urlaub: Erkranken Minijobber während ihres Urlaubs, muss der Arbeitgeber unverzüglich über die ärztlich bescheinigte Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Dann gehen die Urlaubstage nicht verloren. Die Tage der Arbeitsunfähigkeit werden später als Urlaubstage wieder gutgeschrieben.

Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld im Minijob
Während des Urlaubs muss der Lohn weitergezahlt werden (= Urlaubsentgelt). Zusätzlich kann es – als freiwillige Zahlung zum Urlaub – Urlaubsgeld geben. Die Höhe des Urlaubsentgelts richtet sich nach dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn. Zahlungen für Überstunden, die der Minijobber oder die Minijobberin während der Urlaubszeit verrichtet hätte, werden bei der Berechnung der Höhe des Urlaubsentgelts nicht berücksichtigt. Auf Urlaubsgeld gibt es keinen gesetzlichen Anspruch, sondern es ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers bzw. Teil einer tariflichen Regelung. 

Verdienstgrenze: Wird die durchschnittliche monatliche Verdienstgrenze von 556 € mit der Zahlung des Urlaubsgelds überschritten, wird der Minijob sozialversicherungspflichtig. Deshalb ist es wichtig, dass Arbeitgeber ein vereinbartes oder geplantes Urlaubsgeld bereits in die vorausschauende Ermittlung der Verdienstgrenze mit einbeziehen.

Unterschiedliche Gründe können dazu führen, dass ein Minijob unterbrochen wird. Aus Sicht der Sozialversicherung liegt eine Unterbrechung vor, wenn im Minijob kein Anspruch auf Verdienst mehr besteht und auch keine Entgeltersatzleistung gezahlt wird.

Die zwei häufigsten Gründe für eine Unterbrechung sind

• unbezahlter Urlaub oder
• längere Krankheit.

Darüber hinaus sind grundsätzlich auch andere Gründe denkbar (z. B. freiwilliger Wehrdienst).

Wann ein Minijob abgemeldet werden muss
Ist die Unterbrechung kürzer als ein Monat, müssen Arbeitgeber den Minijob nicht abmelden.

Aber: Sobald die Unterbrechung länger als einen Monat dauert und in diesem Zeitraum kein Verdienst oder keine Entgeltersatzleistung gezahlt wird, müssen Arbeitgeber die Beschäftigung bei der Minijob-Zentrale abmelden. Ohne Verdienst liegt nach einem Monat in der Sozialversicherung keine meldepflichtige Beschäftigung mehr vor.

Die „Unterbrechungsmeldung“ versehen Arbeitgeber mit dem Meldegrund 34 (sogenannte „Abmeldung wegen Unterbrechung). Wird der Minijob anschließend wieder aufgenommen, erfolgt in der Regel eine erneute Anmeldung mit dem Meldegrund 13. Für die Meldefristen gilt: Die Abmeldung und die neue Anmeldung müssen mit der nächsten Lohnabrechnung, spätestens jedoch 6 Wochen nach Ende der Beschäftigung bzw. Beginn der Beschäftigung erfolgen.

Wichtig: Bei kurzfristigen Minijobs entfällt die Meldung mit dem Abgabegrund 34. Hier erstellt der Arbeitgeber lediglich zum Ende des Beschäftigungszeitraums eine Abmeldung mit dem Abgabegrund 30.

Checkliste zur Prüfung, ob eine Abmeldung mit Meldegrund 34 vorzunehmen ist:

• Dauert die Unterbrechung länger als 1 Monat?
• Besteht in dieser Zeit kein Anspruch auf Verdienst oder Entgeltersatzleistung?
• Handelt es sich um einen Minijob mit Verdienstgrenze?

Werden alle Fragen mit „Ja“ beantwortet, ist eine Abmeldung mit Meldegrund 34 erforderlich.

Unterbrechung nach längerer Krankheit
Auch im Minijob haben Beschäftigte im Krankheitsfall einen Anspruch auf Fortzahlung des Verdienstes durch den Arbeitgeber. Minijobber bekommen in der Regel für sechs Wochen ihren Verdienst weitergezahlt. Anschließend endet die Entgeltfortzahlung – und zwar auch dann, wenn die Erkrankung noch länger andauert. Eine Abmeldung mit dem Meldegrund 34 erfolgt immer erst dann, wenn auch nach der Entgeltfortzahlung länger als 4 Wochen kein Verdienst gezahlt wird. Arbeitsrechtlich ist die Unterbrechung einer Beschäftigung keine Kündigung. Daher bleibt das Arbeitsverhältnis trotz Unterbrechungsmeldung bestehen. Die Abmeldung mit dem Meldegrund 34 betrifft also nur die Sozialversicherung.

Wird einem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug überlassen, spricht der erste Anschein dafür, dass dieses Fahrzeug auch für beruflich veranlasste Fahrten eingesetzt wird. Nutzt der Steuerpflichtige stattdessen seinen vorhandenen privaten Pkw, muss er nachweisen, dass er diesen tatsächlich beruflich genutzt hat. Ist das der Fall, steht dem Werbungskostenabzug nicht entgegen, dass dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber ein Geschäftsfahrzeug überlassen wurde.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger erzielte Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit sowie Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Laut Arbeitsvertrag des Klägers ist er berechtigt, ein Geschäftsfahrzeug zur dienstlichen und privaten Nutzung zu bestellen. Die private Nutzung durch ihn und seine Ehefrau war ausdrücklich gestattet. Die private Nutzung wurde nach der 1%-Regelung berücksichtigt. Hinsichtlich der Reisekostenerstattung teilte die Arbeitgeberin auf Nachfrage des Gerichts mit, dass bei einer Nutzung des überlassenen Geschäftsfahrzeugs lediglich die entstandenen Tank- bzw. Ladekosten erstattet würden. Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs erhielten die Beschäftigten nur eine Kilometerpauschale von 0,30 €.
Privat nutzte der Kläger einen Audi TT RS. In der Einkommensteuererklärung machte der Kläger u.a. Aufwendungen für Fahrten zum Abteilungstreffen und zur Produktklausur als Werbungskosten geltend, die er mit dem Privatfahrzeug unternommen hatte. Anhand der fahrzeugbezogenen Aufwendungen und der Jahresfahrleistung ermittelte er die tatsächlichen Fahrzeugkosten mit 2,28 € pro km, die das Finanzamt nicht zum Abzug zuließ. Eine Berücksichtigung der geltend gemachten Fahrtkosten für das Privatfahrzeug als Werbungskosten könne nicht erfolgen, da nicht nachgewiesen sei, in welchem Umfang beruflich bedingte Aufwendungen tatsächlich angefallen seien. In seiner Klage machte der Kläger geltend, dass die Fahrtkosten beruflich veranlasst seien, weil es sich um genehmigte Dienstreisen gehandelt habe, deren Reisekosten (mit Ausnahme der Fahrtkosten) seine Arbeitgeberin auch vollständig erstattet habe. Dass seine Arbeitgeberin für zwischenzeitlich durchgeführte Dienstreisen auch Fahrtkosten für die Nutzung seines Privatfahrzeugs in Höhe einer Kilometerpauschale von 0,30 € erstattet habe, dokumentiere, dass die Nutzung eines privaten PKW anstelle des Geschäftsfahrzeugs möglich sei.

Reisekosten sind nach ständiger Rechtsprechung des BFH jedenfalls dann als Werbungskosten abziehbar, wenn die Reise ausschließlich oder nahezu ausschließlich der beruflichen Sphäre zuzuordnen ist. Das ist insbesondere der Fall, wenn der Reise ein unmittelbarer beruflicher Anlass (z. B. das Aufsuchen eines Geschäftspartner) zugrunde liegt und die Verfolgung privater Reiseinteressen nicht den Schwerpunkt der Reise bildet. 

Für den Werbungskostenabzug von beruflich veranlassten Reisekosten kommt es nicht darauf an, welches Verkehrsmittel der Steuerpflichtige wählt. Dem Steuerpflichtigen steht die Wahl des Verkehrsmittels grundsätzlich frei. Die geltend gemachten Fahrtkosten sind im vorliegenden Fall durch die berufliche Tätigkeit des Klägers veranlasst worden. Einer Berücksichtigung der Reisekosten steht nicht entgegen, dass der Steuerpflichtige Dienstreisen mit seinem Privatfahrzeug durchgeführt hat. Liegt der Reise eines Steuerpflichtigen ein unmittelbarer beruflicher Anlass zugrunde, kann aus der Wahl des Verkehrsmittels grundsätzlich keine private Veranlassung der Reisekosten abgeleitet werden.

Grundsätzlich können Fahrtkosten für Dienstreisen, die mit einem privaten PKW durchgeführt werden mit den tatsächlichen Kosten pro Kilometer geltend gemacht werden. Wegen der insgesamt äußerst geringen Nutzung führte dies zu einem überdurchschnittlich hohen Kostenansatz pro Kilometer (hier: 2,28 €). 

Das Finanzgericht hat die Klage abgewiesen, aber die Revision zugelassen, weil unklar ist, ob und ggf. wie im Einzelfall die Angemessenheit zu prüfen ist. Offen ist auch, welche Bedeutung dem Umstand beizumessen ist, dass das vom Arbeitgeber dem Kläger für berufliche als auch private Fahrten zur Verfügung gestellte Dienstfahrzeug zu 100% als Familienfahrzeug von der Ehefrau des Klägers genutzt wurde und nicht für Dienstreisen.

Eine Kombination von Minijob und kurzfristiger Beschäftigung ist möglich. Neben einem Minijob mit Verdienstgrenze kann eine kurzfristige Beschäftigung ausgeübt werden. Beide Beschäftigungsarten werden sozialversicherungsrechtlich getrennt beurteilt. Die Verdienste werden nicht zusammengerechnet.

Wer bereits einen Minijob mit Verdienstgrenze ausübt, kann zusätzlich eine kurzfristige Beschäftigung annehmen. So können Beschäftigte das ganze Jahr im Minijob mit Verdienstgrenze arbeiten und parallel kurzfristige Minijobs ausüben. Die Zeitgrenzen für eine kurzfristige Beschäftigung müssen dabei eingehalten werden. Auch mehrere kurzfristige Beschäftigungen können mit einem Minijob mit Verdienstgrenze kombiniert werden. Hierbei ist es wichtig, dass die Zeitgrenze von maximal 3 Monaten oder 70 Arbeitstagen pro Kalenderjahr eingehalten wird. Die Zeiten aus allen kurzfristigen Beschäftigungen müssen zusammengerechnet werden.

Praxis-Beispiel:
Kurzfristig Beschäftigte sind gerade in den Sommermonaten gefragt, z. B. als Bademeister im Schwimmbad, Servicekraft im Biergarten oder Erntehelfer auf dem Spargelfeld. Neben einem Minijob mit einem monatlichen Verdienst bis zu 556 € kann auch eine kurzfristige Beschäftigung ausgeübt werden.

Die Kombination Minijob und kurzfristige Beschäftigung beim selben Arbeitgeber ist nicht zulässig. Wenn Beschäftigte mehrere Jobs bei dem selben Arbeitgeber ausüben, werden diese sozialversicherungsrechtlich als ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis betrachtet. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um unterschiedliche Tätigkeiten, Arbeitszeiten oder Vertragsarten handelt. Einzige Ausnahme: Auszubildende können grundsätzlich auch einen Minijob in ihrem Ausbildungsbetrieb ausüben.

Checkliste: Voraussetzungen für die Kombination von Minijob und kurzfristiger Beschäftigung

• Die Beschäftigungen werden bei unterschiedlichen Arbeitgebern ausgeübt.
• Der regelmäßige Monatsverdienst im Minijob mit Verdienstgrenze liegt bei maximal 556 €.
• Die kurzfristige Beschäftigung ist im Voraus zeitlich befristet (auf höchstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr).
• Die kurzfristige Beschäftigung wird nicht berufsmäßig ausgeübt (z. B. neben einer Hauptbeschäftigung und grundsätzlich auch neben dem Studium oder dem Altersrentenbezug).

Wichtiger Hinweis: Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitgeber rechtzeitig über alle weiteren Beschäftigungen informieren. Zu Beginn der Beschäftigung füllen sie in der Regel einen Personalfragebogen aus. Der Arbeitgeber prüft ob alle Angaben vollständig sind und beurteilt, ob die Voraussetzungen für einen Minijob mit Verdienstgrenze oder eine kurzfristige Beschäftigung erfüllt sind. Der Personalfragebogen wird mit den Lohnunterlagen des Minijobs aufbewahrt.

Hauptjob, Minijob und kurzfristige Beschäftigung
Auch wenn ein Hauptjob vorliegt, kann ein Minijob mit Verdienstgrenze mit einer kurzfristigen Beschäftigung kombiniert werden. Alle drei Beschäftigungen dürfen parallel ausgeübt werden. Die Verdienste werden nicht zusammengerechnet. Gleiches gilt, wenn anstelle der Hauptbeschäftigung eine selbständige Tätigkeit ausgeübt wird.

Fazit:
Die Kombination von Minijob mit Verdienstgrenze und kurzfristiger Beschäftigung bietet viele Möglichkeiten, einen zusätzlichen Verdienst zu erzielen. Wer sowohl einen Minijob mit Verdienstgrenze als auch eine kurzfristige Beschäftigung ausübt, muss sicherstellen, dass beide Beschäftigungen bei unterschiedlichen Arbeitgebern stattfinden. Außerdem müssen die jeweiligen Zeit- und Verdienstgrenzen eingehalten werden.