Kategorie: Lohnsteuer / Sozialversicherung

Bei Speisen und Getränken, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob

• es sich um Aufmerksamkeiten handelt, 
• er diese Speisen im überwiegenden betrieblichen Interesse an seine Arbeitnehmer abgibt oder
• es sich um eine übliche Beköstigung ohne besonderen Anlass handelt.

Bei Sachleistungen, die üblicherweise untereinander ausgetauscht werden und nicht zu einer wesentlichen Bereicherung des Arbeitnehmers führen, handelt es sich regelmäßig um Aufmerksamkeiten, die nicht zum Arbeitslohn gehören und auch nicht der Umsatzsteuer unterliegen.

Zu den Aufmerksamkeiten gehören auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, Sachzuwendungen bis zu 60 € (brutto) je Anlass an den Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber ihm bzw. seinen Angehörigen aus persönlichem Anlass überreicht, z. B. zum Geburtstag, zur Hochzeit, bei einem Firmenjubiläum. Zu den üblichen Sachgeschenken gehören z. B. Genussmittel, Blumen, Bücher, CDs usw. Vorsicht! Bei der 60 €-Grenze handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Wird der Grenzwert auch nur geringfügig überschritten, muss der Arbeitgeber den gesamten Betrag der Lohnsteuer unterwerfen und nicht nur den übersteigenden Betrag. 

Bewirtung von Arbeitnehmern: Ein Arbeitgeberinteresses an der Überlassung von Speisen und Getränken kann anlässlich und während  eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes bestehen. Ein mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfindendes Arbeitsessen in einer Gaststätte am Sitz des Unternehmens führt bei den teilnehmenden Arbeitnehmern zu einem Zufluss von Arbeitslohn. Die Verpflegung der Besatzungsmitglieder an Bord eines Flusskreuzfahrtschiffes ist dann kein Arbeitslohn, wenn das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers an einer Gemeinschaftsverpflegung wegen besonderer betrieblicher Abläufe den Vorteil der Arbeitnehmer bei weitem überwiegt.

Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unbelegte Backwaren – wie z.B. Brötchen und Rosinenbrot nebst Heißgetränken – zum sofortigen Verzehr im Betrieb bereit, dann handelt es sich bei den zugewandten Vorteilen um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten. Das Finanzamt sah dies als ein Frühstück an, das mit den amtlichen Sachbezugswerten als Arbeitslohn zu versteuern sei. Dem hat der BFH widersprochen. 

Die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Speisen und Getränken durch den Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer kann zu Arbeitslohn führen. Arbeitslohn liegt grundsätzlich vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit (ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen) unentgeltlich oder verbilligt zukommen lässt. Davon abzugrenzen sind nicht steuerbare Aufmerksamkeiten, die lediglich der Ausgestaltung des Arbeitsplatzes und der Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen dienen und denen daher keine Entlohnungsfunktion zukommt.

Fazit: Der Wert der Mahlzeit je Arbeitnehmer und Anlass darf nicht mehr als 60 € betragen. Mahlzeiten gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn der Arbeitnehmer sie während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im Rahmen einer herkömmlichen Betriebsveranstaltung oder bei der Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlichen Bewirtung erhält.

Unternimmt ein Arbeitnehmer eine gemischte Geschäftsreise, ist wie folgt zu unterscheiden:

• Der Arbeitnehmer unternimmt die Geschäftsreise auf Anordnung seines Arbeitgebers, der auch die Kosten der Geschäftsreise übernimmt.
• Der Arbeitnehmer unternimmt eine Geschäftsreise außerhalb seiner Arbeitszeit und trägt die Aufwendungen selbst. Er kann seine beruflichen Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Kombiniert der Arbeitnehmer, der die Aufwendungen selbst trägt, seine auswärtige Tätigkeit mit einem privaten Urlaub, dann teilt er seine Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, die sowohl den privaten als auch den betrieblichen Teil der Reise betreffen, nach dem Verhältnis der Zeiten auf, die auf den privaten und den betrieblichen Aufenthalt entfallen.

Beauftragt der Unternehmer seinen Arbeitnehmer, für ihn einen beruflichen Termin wahrzunehmen, darf der Arbeitgeber die Fahrtkosten immer zu 100% lohnsteuerfrei erstatten. Daran ändert sich nichts, wenn der Arbeitnehmer den beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet. Es spielt keine Rolle, ob der private Teil der Reise kürzer oder länger ist als der berufliche Teil.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer zu einer Konferenz über E-Mail-Marketing, die von Montag bis Freitag in Miami (Florida) stattfindet. Der Arbeitnehmer reist bereits am Sonntag mit dem Flugzeug an. Im Anschluss an diese Konferenz macht er 2 Wochen Urlaub in Naples (Florida). Er fliegt anschließend wieder nach Deutschland zurück.
Ergebnis: Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Flugkosten (Hin- und Rückflug) uneingeschränkt lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Er wendet seinem Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil zu und muss auch nicht kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seinen beruflichen Pflichttermin mit einem vorhergehenden oder nachfolgenden Privataufenthalt verbindet.

Immer dann, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmer beauftragt, die Reise zu unternehmen, bringt die Kombination mit Urlaub keinen Nachteil. Das muss auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer gelten, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Auch wenn Arbeitnehmer- und Arbeitgeberinteressen sich überschneiden, kommt es entscheidend darauf an, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer steuerlich als Arbeitnehmer einzustufen ist. Steuerlich ist er dann wie jeder andere Arbeitnehmer zu behandeln.

Arbeitnehmerreise mit freien Tagen zwischen den geschäftlichen Terminen
Es handelt sich allerdings insgesamt um einen geschäftlichen Termin, wenn zwischen mehreren Terminen freie Tage liegen. Das ist auch dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer einen beruflichen Termin unterbrechen muss und dadurch mehrere freie Tage entstehen.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitgeber schickt seinen Arbeitnehmer nach Boston, um dort mit einem amerikanischen Unternehmer über den Verkauf von Maschinen zu verhandeln. Der amerikanische Unternehmer lässt das Angebot prüfen, was 2 Tage dauert. Nach Beginn der 2. Verhandlungsrunde legt der amerikanische Unternehmer seine Bedingungen vor, unter denen er den Vertrag abschließen möchte. Jetzt muss der deutsche Arbeitnehmer diese Vorschläge in Deutschland prüfen lassen, was wiederum 2 Tage dauert. Erst dann können die Verhandlungen abgeschlossen werden. Anschließend fliegt der Arbeitnehmer wieder nach Deutschland zurück.
Die freien Tage hat der Arbeitnehmer genutzt, um sich Boston anzusehen. Da die verhandlungsfreien Tage nicht vermeidbar waren, ist auch die Wartezeit betrieblich veranlasst. Es handelt sich also insgesamt um eine betriebliche Reise, auch wenn der Arbeitnehmer die freien Tage genutzt hat, um Sehenswürdigkeiten in der Umgebung zu besuchen.

Arbeitgeber dürfen ihren Mitarbeitern noch bis zum 31.12.24 eine Inflationsausgleichsprämie gewähren, die bis zur Höhe von 3.000 € steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Es handelt sich dabei um einen steuerlichen Freibetrag. Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Soweit die Inflationsausgleichsprämie bisher nicht ausgeschöpft worden ist, kann dies noch bis zum 31.12.2024 nachgeholt werden.

Entscheidend ist, dass der Betrag dem Arbeitnehmer bis zum 31.12.2024 zugeflossen ist. Das heißt, der Arbeitnehmer muss spätestens am 31.12.2024 über das Geld verfügen können. Es kommt für den Zufluss auf den Buchungstag an, also auf den Zeitpunkt der Gutschrift beim Arbeitnehmer und nicht auf den Wertstellungstag bei der Bank (BFH-Urteil vom 17.8.23, V R 12/22). 

Wichtig: Die Inflationsausgleichsprämie sollte frühzeitig überwiesen werden und nicht erst am Silvestertag. Die so genannte Zehn-Tage-Regelung, wonach wiederkehrende Ausgaben noch dem Vorjahr zugeordnet werden können, greift aufgrund des Einmal-Charakters der Inflationsausgleichsprämie nicht (§ 11 Abs. 2 EStG). Es reicht somit nicht aus, wenn die Prämie mit dem Dezember-Gehalt 2024 erst Anfang Januar 2025 ausbezahlt wird.

Für die Sozialversicherung wird der Wert bestimmter Sachbezüge (Verpflegung und Unterkunft) jährlich festgelegt. Die Anpassung erfolgt dabei in Anlehnung an die Verbraucherpreise. Vergünstigte oder unentgeltliche Mahlzeiten, die Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) als Arbeitsentgelt zu bewerten.

Die monatlichen und kalendertäglichen Werte für freie Unterkunft und/oder Verpflegung ändern sich ab dem 1.1.2025. Der Monatswert im Jahr 2025 für die Verpflegung steigt von 313 € auf 333 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Frühstück erhöht sich von 60 € auf 65 €. Der monatliche Wert für ein kostenfreies Mittag- oder Abendessen beträgt jeweils 124 € (2024: 114 €). Die neuen Sachbezugswerte für Verpflegung sind ab dem 1.1.2025 auch bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden.

Es entfallen

• auf ein Frühstück 2,30 € (2024: 2,17 €) und
• auf ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 4,40 € (2024: 4,13 €).

Der Tagesgesamtwert für Verpflegung liegt demnach bei 11,10 €.

Der Monatswert für Unterkunft und Miete erhöht sich ab dem 1.1.2025 auf 282 € im Monat. Daraus ergibt sich ein Wert von 9,40 € pro Tag.

Die Sachbezugswerte gelten ab dem ersten Abrechnungsmonat des neuen Jahres. Die Sachbezüge sind in Höhe der neu festgesetzten Werte sowohl steuerpflichtig als auch beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Der Arbeitgeber entscheidet, ob und in welchem Umfang sein Arbeitnehmer den betrieblichen Telefonanschluss für private Zwecke nutzen darf. Insbesondere bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis sollten hierbei klare Vereinbarungen getroffen werden. Arbeitgeber wenden ihren Arbeitnehmern einen geldwerten Vorteil zu, wenn sie ihnen erlauben, betriebliche Datenverarbeitungsgeräte (z. B. PC, Notebooks und Telekommunikationsgeräte) privat zu nutzen. Dieser geldwerte Vorteil ist lohnsteuerfrei. Diese Steuerfreiheit umfasst auch die private Nutzung von Software (Systemprogramme und Anwendungsprogramme), die der Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt seinem Arbeitnehmer zur Nutzung auf dem eigenen PC überlässt. Es spielt also keine Rolle, ob sich die Software auf dem Computer des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers befindet. Das gilt allerdings nur für die Software, die im Unternehmen des Arbeitgebers eingesetzt wird.

Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet aber, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzen sollte. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich. Steuerlich gibt es zwei unterschiedliche Varianten, die der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer vereinbaren kann:

• Lässt der Arbeitgeber die private Telefonnutzung zu, wendet er seinem Arbeitnehmer einen lohnsteuerfreien geldwerten Vorteil zu.
• Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die er von seinem privaten Anschluss geführt hat, dann sind auch diese steuerfrei.

Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen für betriebliche Gespräche vom privaten Telefonanschluss, gibt es wiederum 2 Möglichkeiten, den Erstattungsbetrag zu ermitteln.

1. Der Arbeitgeber darf den Teil der Telefon- und Internetkosten steuerfrei erstatten, der auf die betriebliche bzw. berufliche Nutzung entfällt. Damit der Betrag nicht in jedem Monat mühsam ermittelt werden muss, kann ein Durchschnittsbetrag zugrunde gelegt werden. Dieser ergibt sich aus den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Dieser Betrag kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich verändern.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitnehmer zahlt für seinen Telefonanschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Er zeichnet über einen Zeitraum von 3 Monaten seine betrieblichen und privaten Telefongespräche auf. Danach liegt der Durchschnitt der betrieblichen Gespräche bei 42%. Diesen Prozentsatz legt der nicht nur für die 3 Monate, sondern auch für die folgenden Monate zugrunde. Er erstattet seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Monat für Monat 30 € × 42% = 12,60 €. Die Aufzeichnungen über den repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten und alle Telefonrechnungen muss der Arbeitgeber zusammen mit dem Lohnkonto seines Arbeitnehmers aufbewahren.

2. Fallen beim Privatanschluss des Arbeitnehmers erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, darf der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen pauschal bis zu 20% des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.

Praxis-Beispiel:
Der Arbeitnehmer führt von seinem privaten Telefonanschluss betriebliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 30 €. Der Arbeitgeber darf ihm pro Monat 30 € × 20 % = 6,00 € lohnsteuerfrei erstatten.

Alternative: Telefoniert der Arbeitnehmer häufig aus beruflichen Gründen von zu Hause aus, kann der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss installieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Unternehmer ab, der die Kosten zu 100% als Betriebsausgaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.

Betriebliches Mobiltelefon
Die beste und auch einfachste Lösung ist, wenn der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein betriebliches Mobiltelefon zur Nutzung überlässt. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder den Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Arbeitnehmer diesen Vorteil als Sachbezug versteuern.

Die Bescheinigung einer Arbeitsunfähigkeit erfolgt in der Regel digital. Arbeitgeber rufen dabei AU-Daten bei den Krankenkassen ab. Zum 1. Januar 2025 gibt es Neuerungen bei der eAU.

Diese Weiterentwicklungen werden ab 2025 beim eAU-Verfahren wirksam:

• Rückmeldung bei tatsächlicher Krankenhausentlassung
• Vorsorge- und Rehazeiten werden in das eAU-Verfahren integriert.
• Die Art und Dauer der Abwesenheit bei Arbeitsunfähigkeit wird noch detaillierter übermittelt.
• Besondere Fallgestaltungen, wie die teilstationäre Behandlung oder weitergeleitete Informationen einer anderen Krankenkasse, werden dargestellt. Das verringert Rückmeldungen über fehlende AU-Nachweise.
• Wenn Unstimmigkeiten zwischen ärztlicher Praxis und Krankenkasse geklärt sind, erhält der Arbeitgeber mittels eines neues Rückmeldegrunds eine Information dazu.
• Liegen andere Nachweise für die Arbeitsunfähigkeit bei der Krankenkasse vor, die nicht über das eAU-Verfahren übermittelt werden können, erhält der Arbeitgeber dazu Informationen.

Fährt ein Arbeitnehmer von seiner Wohnung zur Betriebsstätte seines Arbeitgebers und von dort mit einem Beförderungsmittel des Arbeitgebers zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Einsatzstelle, kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer an der Betriebsstätte seines Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte hat.

Es sind folgende Varianten denkbar:

• Der Arbeitgeber bestimmt seine Betriebstätte als erste Tätigkeitsstätte seines Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Betriebsstätte seines Arbeitgebers aufzusuchen und wird von dort zusammen mit anderen Arbeitnehmern zur Baustelle transportiert. Durch die Anordnung des Arbeitgebers wird die Betriebsstätte zur ersten Tätigkeitsstätte, sodass die Fahrten des Arbeitnehmers zur Betriebsstätte mit der Entfernungspauschale anzusetzen sind.
• Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, sich arbeitstäglich an einem bestimmten Treffpunkt einzufinden, der (weil es sich nicht um eine ortsfeste Einrichtung handelt) den Begriff einer ersten Tätigkeitsstätte nicht erfüllt. Bei der Fahrt von der Wohnung zum Treffpunkt handelt es sich deshalb um Fahrten im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit, für die aber nur die Entfernungspauschale beansprucht werden kann.

Für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung darf die Entfernungspauschale nicht angesetzt werden. Das gilt sowohl bei unentgeltlicher als auch bei verbilligter Sammelbeförderung. Im Fall der verbilligten Sammelbeförderung sind die Aufwendungen des Arbeitnehmers jedoch in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten abzugsfähig. Entsprechendes gilt für eine Sammelbeförderung bei einer Einsatzwechseltätigkeit, und zwar unabhängig davon, wie weit die jeweilige Einsatzstelle von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt ist.

Ein elektronisches Fahrtenbuchprogramm muss manipulationssicher sein. Dies bedeutet nicht, dass das Programm vor jeglichem Hackerangriff gesichert ist. Aber es muss sichergestellt sein, dass die Fahrtenbücher in einer in sich geschlossenen Form erstellt werden sowie nachträgliche Veränderungen an den erfassten Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest als solche offengelegt und erkennbar sind. Darüber hinaus müssen Fahrtenbücher mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin ist Arbeitgeberin und überlässt ihren Arbeitnehmern firmeneigene Kraftfahrzeuge, die diese auch für Privatfahrten verwenden dürfen. Die Mitarbeiter mit Firmenfahrzeug sind für die Betreuung von Baustellen zuständig. Die Baustellen befinden sich an unterschiedlichen Orten. Die Klägerin beabsichtigt, bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für Privatfahrten anstelle der 1%-Methode die Fahrtenbuchmethode zu nutzen.

Die Klägerin übersandte einen beispielhaften Ausdruck eines Fahrtenbuchs eines der Mitarbeiter an das Finanzamt mit der Bitte um eine verbindliche Auskunft zu dessen Ordnungsmäßigkeit. Die Klägerin führte aus, dass die Fahrtenbücher durch die Arbeitnehmer jeweils manuell mit Hilfe eines Computerprogramms erstellt werden. Nach Rückkehr vom Einsatzort erfolge der Eintrag dieser Fahrt in der Datenbank. Hierzu stünden unterschiedliche Eingabegeräte zur Verfügung (ein Terminal im Büro, ein Laptop oder Tablett für unterwegs). Eingetragen werde in eine Protokolldatenbank das Datum, das Projekt, Start- und Zielort, Grund der Fahrt, Entfernung in km, Kilometerstand sowie die Zuordnung zu betrieblicher oder privater Fahrt. Jede Fahrt sei dabei ein Datensatz in der Datenbank. Sobald dieser Datensatz abgespeichert sei, sei eine Änderung nicht mehr möglich. Die Klägerin führte weiter aus, dass es sich somit nicht um eine einfache Excel Tabelle handle.

Die Datensätze könnten in chronologischer Reihenfolge auf dem Bildschirm angezeigt und auch ausgedruckt werden. Die Fahrzeuge seien den Mitarbeitern fest zugeordnet, jeder Mitarbeiter führe sein Fahrtenbuch persönlich. Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte seien in den Datensätzen gekennzeichnet und würden als separate Spalten von den dienstlichen Fahrten unterschieden. Das Finanzamt lehnte es ab, dieses elektronische Datenbanksystem auf Basis von Lotus Notes als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anzuerkennen, weil eine zeitnahe Erfassung der Daten nicht gewährleistet sei.

Das Finanzgericht gab dem Finanzamt Recht. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist zwar anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Das bedeutet aber nicht, dass hinsichtlich der Frage der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs die Anforderungen an ein manuell geführtes Papierfahrtenbuch und an ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch identisch sein müssen. Denn ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch, das im PKW verbleibt, ist nur bedingt vergleichbar mit einem Fahrtenbuch, das anhand eines elektronischen Datenbanksystems erstellt wurde. Das gilt insbesondere hinsichtlich der Manipulationssicherheit. 

Manipulationen sind zwar auch bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern nicht völlig auszuschließen, sie erfordern aber einen erheblich höheren Aufwand und sind zudem eher als Fälschung erkennbar. Bei der Frage der Fälschungssicherheit, der Ordnungsmäßigkeit und der Überprüfbarkeit ist zwischen den gewählten Formen der Erstellung zu differenzieren. Ein elektronisches Navigationsgerät mit einem angeschlossenen elektronischen Fahrtenbuch, das den Kilometerstand, den Standort und die Uhrzeit – jeweils bei Beginn und Ende der Fahrt – unveränderbar aufzeichnet, ist anzuerkennen. Die hier gewählte Aufzeichnungsform entspreche weder der sicheren Dokumentation durch Papierfahrtenbücher, noch den Aufzeichnungen, die von den elektronischen Fahrtenbüchern automatisch unveränderbar gespeichert werden. 

Ein auf Basis von Lotus Notes selbst programmiertes Fahrtenbuch ist nicht anzuerkennen, da nachträgliche Veränderungen, auch aufgrund des offenen Quellcodes technisch nicht ausgeschlossen werden können. Zusätzlich sei durch ein Fahrtenbuchprogramm zu gewährleisten, dass mehrere Fahrten an einem Arbeitstag, Zwischenziele und Umwege jeweils einzeln und getrennt dokumentiert werden können. Das ist hier nicht der Fall.

Ein Mobilitätsbudget bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, im Rahmen eines vorher vereinbarten Budgets alternative Verkehrsmittel sowohl für dienstliche als auch für private Fahrten zu nutzen. Unternehmer stellen ihren Mitarbeiter also keinen festen Dienstwagen zur Verfügung, sondern ein flexibles Budget, das auch für umweltfreundliche Verkehrsmittel genutzt werden kann. Dazu zählen z. B. öffentliche Verkehrsmittel (Bus und Bahn), Carsharing oder (Elektro-)Fahrräder. Das Budget kann dabei sogar auf verschiedene Verkehrsmittel aufgeteilt werden.

Als Bemessungsgrundlage für die geplante Pauschalbesteuerung sind die Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer) zugrunde zu legen, die er für das Mobilitätsbudget der Arbeitnehmer zur Verfügung stellt. Da keine gesonderte Einordnung und Bewertung der Einzelleistungen erforderlich ist, handelt es sich um eine vereinfachte lohnsteuerliche Behandlung von Mobilitätsbudgets durch den Arbeitgeber.

Die pauschale Besteuerung mit 25% ist nur möglich, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter den Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Leistungen aus einem Mobilitätsbudget gewährt, soweit die Leistungen den Betrag von 2.400 € im Kalenderjahr nicht übersteigen. Mobilitätsbudget in diesem Sinne ist das den Arbeitnehmern zur Verfügung gestellte Angebot zur Nutzung von außerdienstlichen Mobilitätsleistungen unabhängig vom Verkehrsmittel in Form eines Sachbezugs oder Zuschusses. Dies gilt nicht für Luftfahrzeuge, private Kraftfahrzeuge sowie für Kraftfahrzeuge, die dem Arbeitnehmer dauerhaft überlassen werden einschließlich betrieblicher Kraftfahrzeuge. Eine Pauschalierung nach § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 schließt die Pauschalierung der Lohnsteuer im Zusammenhang mit dem Mobilitätsbudget aus.

Die einzelnen Mobilitätsdienstleistungen können in einem Paket gebündelt werden und vom jeweiligen Mitarbeiter individuell im Rahmen seines Budgets genutzt werden. Für solche Lösungen gibt es externe Dienstleister, die diese zusätzlichen Benefits für Mitarbeiter verwalten. Hier kann teilweise auch das Guthaben über die Monate angesammelt und anschließend für längere Fahrten genutzt werden. 

Es gibt keine gesetzliche Regelung zum Mobilitätsbudget selbst, sodass das Budget im Arbeitsvertrag oder in einer betrieblichen Regelung ausgestaltet werden kann. Hat ein Mitarbeiter einen vertraglich zugesicherten Anspruch auf einen Dienstwagen mit Privatnutzung, kann dieser nur einvernehmlich durch ein Mobilitätsbudget ersetzt werden.

Praxis-Beispiel:
Dem Arbeitnehmer kann ein Mobilitätsbudget von 200 € im Monat zur Verfügung gestellt werden. Der Arbeitnehmer kann z. B. 100 € für Bahntickets verwenden und für 100 € ein Fahrzeug beim örtlichen Carsharing-Anbieter mieten.

Begünstigt ist die Nutzung an sich, nicht dagegen die Erstattung von Einzelkosten (z. B. Treibstoffkosten in Form von Tankkarten, Reparaturleistungen). Begünstigt sind Sachbezüge (z. B. bestimmte zweckgebundene Gutscheine einschließlich entsprechender Gutscheinkarten, digitaler Gutscheine, Gutscheincodes oder Gutscheinapplikationen/-Apps oder entsprechende Geldkarten einschließlich Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten) und auch Zuschüsse (Geldleistungen wie z. B. nachträgliche Kostenerstattungen), die einem Arbeitnehmer zur Nutzung von Mobilitätsleistungen und somit zur individuellen Fortbewegung im außerdienstlichen Bereich (insbesondere private Fahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten) gewährt werden. 

Nicht steuerbare oder steuerfreie Arbeitgeberleistungen nach anderen Vorschriften des EStG, z. B. die Sachbezugsfreigrenze von 50 €, die Gewährung eines Job-Tickets oder auch die steuerfreie Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, sind nicht in die Bemessungsgrundlage für die Anwendung der Pauschalierungsvorschrift einzubeziehen. Von der neuen Pauschalbesteuerung werden nur solche Leistungen erfasst, die beim Arbeitnehmer dem Grunde nach zu steuerbaren und steuerpflichtigen Einkünften führen. 

Hinweis: Die Pauschalbesteuerung nach dieser Regelung schließt die pauschale Besteuerung mit 30% nach § 37b EStG aus. Hier sind die beiden Regelungen jeweils nur alternativ anwendbar – also entweder 25% bis 2.400 € im Jahr (gilt ab 2025) oder 30% von bis zu 10.000 € (gilt bereits jetzt).

Gewährt der Unternehmer seinem Arbeitnehmer ein zinsloses oder zinsverbilligtes Darlehen, dann ist dieser Vorteil lohnsteuerfrei, wenn das Darlehen im jeweiligen Lohnzahlungszeitraum (Monat) nicht mehr als 2.600 € beträgt. Übersteigt das Arbeitgeberdarlehen den Betrag von 2.600 €, wendet der Unternehmer seinem Arbeitnehmer einen Zinsvorteil zu, wenn der vereinbarte Zinssatz niedriger ist als der marktübliche Zinssatz. Sobald das Darlehen durch Tilgungen unter den Betrag von 2.600 € sinkt, handelt es sich wiederum um Zinsersparnisse, die lohnsteuerfrei sind.

Als marktüblicher Zinssatz können die bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank zuletzt veröffentlichten Effektivzinssätze herangezogen werden. Diese Zinssätze sind auf der Webseite der Deutschen Bundesbank („geldwerter Vorteil für Arbeitgeberdarlehen“) zu finden. Bei dem hiernach ermittelten Effektivzinssatz kann ein Abschlag von 4% vorgenommen werden. Liegt der tatsächlich vereinbarte Zinssatz unter diesem Maßstabszinssatz, liegt ein Zinsvorteil vor, der als geldwerter Vorteil zu versteuern ist.

Praxis-Beispiel:
Ein Arbeitnehmer erhält ein Arbeitgeberdarlehen in Höhe von 16.000 € zu einem Effektivzinssatz von 2% jährlich (Laufzeit 5 Jahre mit monatlicher Tilgung und monatlicher Fälligkeit der Zinsen). Der bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite mit anfänglicher Zinsbindung von über 1 Jahr bis 5 Jahre veröffentlichte Effektivzinssatz beträgt 4,92 %.

Nach Abzug eines Abschlags von 4% ergibt sich ein Maßstabszinssatz von 4,72 %. Die Zinsverbilligung beträgt somit (4,72 % – 2 % =) 2,72 %. Danach ergibt sich im Monat ein geldwerter Vorteil von 36,27 € (2,72 % von 16.000 € x 1/12). Dieser Vorteil ist – da die 50 €-Freigrenze nicht überschritten wird – lohnsteuerfrei. Der geldwerte Vorteil ist jeweils bei Tilgung des Arbeitgeberdarlehens für die Restschuld neu zu ermitteln.

Sicherheiten
Höhere Darlehnsbeträge werden in der Regel nur gewährt, wenn entsprechende Sicherheiten für den Ausfall des Darlehens gestellt werden können. Im Falle eines typischen Baudarlehens ist die Sicherheit die Grundschuldbestellung der Bank als Gläubiger. Die Finanzverwaltung geht bei einer fehlenden Sicherheitenstellung von einem geldwerten Vorteil aus, wenn der Zinssatz eines vergleichbaren Darlehens eine Sicherheitenbestellung voraussetzt. Durch die fehlende Sicherheitenbestellung entfallen bei einem Baudarlehen zum Beispiel Gebühren für das Grundbuchamt (Eintragung der Grundschuld für die Bank) oder Aufwendungen für den Notar. Diese normalerweise anfallenden Gebühren und Aufwendungen sind in die Bewertung des geldwerten Vorteils einzubeziehen.