Kategorie: Gewinnermittlung

Computer, Notebooks, Netbooks und Tablet-PCs werden in vollem Umfang als Betriebsvermögen ausgewiesen, weil die private Mitnutzung regelmäßig geringfügig ist. Für die steuerliche Behandlung kommt es gegebenenfalls darauf an, ob der Computer zusammen mit Peripheriegeräten als einheitliches Wirtschaftsgut "Computeranlage" einzustufen ist oder ob es sich um Einzelwirtschaftsgüter handelt, die selbständig nutzbar sind oder die nur eigenständig bewertbar sind. Diese Unterscheidung ist erforderlich, um die Abschreibung zutreffend zu ermitteln. 

Die Digitalisierung umfasst die Computerhardware (einschließlich Kombinationsgeräte) sowie die Betriebs- und Anwendersoftware, die für die Dateneingabe und -verarbeitung erforderlich ist. Da diese Wirtschaftsgüter aufgrund des raschen technischen Fortschritts einem immer schnelleren Wandel unterliegen. Lautz BMF kann eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Das bedeutet, dass die Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Jahr der Anschaffung oder Herstellung zu 100% abgeschrieben werden können, unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt die Anschaffung im Laufe eines Jahres erfolgt ist. Die betroffenen Wirtschaftsgüter unterliegen der allgemeinen Abschreibungsregel (§ 7 Abs. 1 EStG), sodass die Möglichkeit, eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde zu legen, 

• keine besondere Form der Abschreibung und
• keine neue Abschreibungsmethode darstellt;
• auch handelt es sich nicht um eine Sofortabschreibung, wie es bei geringwertigen Wirtschaftsgütern der Fall ist.

Auch wenn grundsätzlich eine Nutzungsdauer von einem Jahr anzunehmen ist, gilt, dass

• die Abschreibung im Zeitpunkt der Anschaffung oder Herstellung, mithin bei Fertigstellung, beginnt,
• die Wirtschaftsgüter in das Bestandsverzeichnis aufzunehmen sind (R 5.4 EStR)
• der Steuerpflichtige von dieser Annahme auch abweichen kann und
• die Anwendung anderer Abschreibungsmethoden grundsätzlich möglich ist.

Abschreibung pro-rata-temporis: Nur bei Wirtschaftsgütern, deren Verwendung oder Nutzung sich erfahrungsgemäß auf einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erstreckt, ist der Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten anzusetzen, der bei gleichmäßiger Verteilung dieser Kosten auf die Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung auf ein Jahr entfällt (§ 7 Abs. 1 Satz 1 EStG). Konsequenz: Da Computerhardware und Software nunmehr eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr haben, erfolgt keine Verteilung auf mehr als ein Jahr. Die sogenannte „pro-rata-temporis“ Regelung ist damit bereits nach § 7 Abs. 1 Satz 1 EStG ausgeschlossen. 

Hinweis: Es ist zweifelhaft, ob die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr handelsrechtlich übernommen werden kann. Hier wird man wohl eher von einer Nutzungsdauer von 3 Jahren ausgehen müssen. Ein Computer kann handelsrechtlich dann zu 100% abgeschrieben werden, wenn es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut handelt. 

Kombinationsgeräte können nicht nur Peripheriegeräte eines PC sein, sondern darüberhinausgehende Funktionen haben. So kann ein Kombinationsgerät als Drucker, Fax, Scanner und Kopierer verwendet werden. Das Gerät ist dann mit seiner Funktion als Fax und Kopierer unabhängig vom Computer selbständig nutzbar. Das Kombinationsgerät ist daher insgesamt als selbständig nutzbares Wirtschaftsgut einzustufen. Da ein Kombinationsgerät selbständig nutzbar ist, kann es auch ein geringwertiges Wirtschaftsgut sein.

Nach § 4 Abs. 7 EStG müssen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Soweit diese Aufwendungen nicht bereits von vornherein vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn besonders aufgezeichnet sind. Das bedeutet, dass die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer auch dann gesondert aufzeichnen sind, wenn der Steuerpflichtige seine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit einer einfachen Belegablage ermittelt. Die Zusammensetzung der einzelnen Beträge muss sich aus den Belegen und deren chronologischer Zusammenstellungen ergeben.

Praxis-Beispiel:
Der Kläger bewohnte ein Eigenheim, in dem er ein ausgebautes Dachgeschoss für seine freiberufliche Tätigkeit nutzte. In seiner Einkommensteuererklärung erklärte er einen Verlust aus der freiberuflichen Tätigkeit. Dem lagen nach seinen Angaben in der Anlage EÜR unter anderem Abschreibungen auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (einschließlich Abschreibung und Schuldzinsen) zugrunde. Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen nur teilweise an. Hiergegen richtete sich seine Klage.

Das Finanzgericht hat entschieden, dass auch in sog. Bagatellfällen bei Freiberuflern, die ihren Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln und Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen, nicht von den besonderen Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG abgesehen werden kann. In diesen Fällen genüge eine (im Allgemeinen zulässige) geordnete Belegsammlung den Anforderungen nicht. Vielmehr hat der Steuerpflichtige die Grundsätze, die zu buchführenden Steuerpflichtigen für die getrennte Aufzeichnung von Aufwendungen i.S. des § 4 Abs. 5 EStG entwickelt wurden, entsprechend anzuwenden. Da der Kläger seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt habe, wies das Finanzgericht die Klage ab.

Der BFH hat die Revision zugelassen (Az. VIII R 6/24). Somit stellt sich die Frage, ob die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten bei den Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gemäß § 4 Abs. 7 EStG bei einem Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn aus selbständiger Tätigkeit durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nur dann erfüllt sind, wenn sämtliche Aufwendungen einzeln fortlaufend in einem gesonderten Dokument oder Datensatz aufgezeichnet werden.

Hinweis: Es ist sicherlich sinnvoll, die vorgenannten Aufzeichnungen fortlaufend und zeitnah vorzunehmen. Da der BFH die Revision zugelassen hat, kann es jedoch sein, dass die Anforderungen geringer sind als vom Finanzgericht gefordert. In vergleichbaren Fällen sollte Einspruch eingelegt und ein Aussetzen des Verfahrens beantragt werden, bis die Entscheidung des BFH vorliegt.

Der Vorsteuerabzug darf geltend machen, auch wenn Aufwendungen bei der Einkommensteuer nicht abgezogen werden dürfen.

Bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden in der Regel gleichmäßig verteilt über die betriebsgewöhnliche Nutzung abgeschrieben (= lineare Abschreibung). Die degressive Abschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die aufgrund der Coronakrise wieder eingeführt wurde, soll nunmehr erneut und modifiziert verlängert werden. Dadurch ergibt sich die Situation, dass die degressive Abschreibung (= degressive Buchwertabschreibung) für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens,

• die nach dem 31.12.2019 und vor dem 1.1.2023 angeschafft oder hergestellt werden, in Höhe des 2,5-fachen der linearen Abschreibung bis maximal 25% und
• die nach dem 31.3.2024 und vor dem 1.1.2025 angeschafft oder hergestellt werden, in Höhe des 2,0-fachen der linearen Abschreibung bis maximal 20% und
• die ab dem 1.1.2025 bis zum 31.12.2029 angeschafft oder hergestellt werden, in Höhe des 2,5-fachen der linearen Abschreibung bis maximal 25% (Entwurf des SteFeG) abgeschrieben werden dürfen.

Ab 2025 wird im Jahr der Anschaffung oder Herstellung die Abschreibung wieder mit dem 2,5-fachen (maximal 25%) der Anschaffungs- oder Herstellungskosten berechnet und anschließend vom jeweiligen Buchwert. Das bedeutet, dass diese Abschreibung am Anfang deutlich höher ausfällt als die lineare Abschreibung.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer wird im Januar 2025 einen Kopierer für netto 4.900 € anschaffen, den er nach der amtlichen Abschreibungstabelle über 7 Jahre abschreiben muss. Die Abschreibung beträgt 
linear: 4.900 € : 7 Jahre = 700 € pro Jahr
degressiv: 700 € x 2,5 = 1.750 €, maximal 25% von 4.900 € = 1.225 €. 

Für Wirtschaftsgüter, die ein Unternehmer in den vorgenannten Zeiten anschafft oder herstellt, hat er die Wahlzwischen linearer oder degressiver Abschreibung. Hat er sich für

• die lineare Abschreibung entschieden, ist ein nachträglicher Wechsel zur degressiven Abschreibung nicht zulässig,
• die degressive Abschreibung entschieden, kann er jederzeit zur linearen Abschreibung wechseln. Um das Wirtschaftsgut vollständig abschreiben zu können, muss er sogar (spätestens im letzten Jahr der Nutzungsdauer) zur linearen Abschreibung wechseln.

Hinweis: Bei Wirtschaftsgütern, bei denen der Unternehmer die degressive Abschreibung wählt, ist es sinnvoll in dem Jahr zur linearen Abschreibung zu wechseln, in dem die lineare Abschreibung vorteilhafter ist. Die lineare Abschreibung ist zu ermitteln, indem der jeweilige Buchwert durch die verbleibende Restlaufzeit (Restnutzungsdauer) geteilt wird.

Derzeitige Regelung: Für Wirtschaftsgüter von mehr als 250 € und nicht mehr als 1.000 € kann ein Sammelposten gebildet werden (§ 6 Abs. 2a EStG). Die in Betracht kommenden Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden dann zu einem Sammelposten zusammengefasst, wenn

• deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto (also ohne Umsatzsteuer) mehr als 250 €, aber nicht mehr als 1.000 € betragen, und die
• beweglich,
• abnutzbar und
• selbstständig (= für sich allein) nutzbar sind.

Dieser Sammelposten muss im Jahr der Bildung und in den folgenden 4 Jahren mit jeweils 1/5 gewinnmindernd aufgelöst werden. Für die Anschaffungen muss für jedes Jahr, in dem die Poolabschreibung angewendet wird, jeweils ein eigener Sammelposten gebildet werden.

Geplante Regelung für die Anschaffung, Herstellung oder Einlage von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die in Wirtschaftsjahren nach dem 31.12.2024 beginnen: Für Wirtschaftsgüter von mehr als 800 € und nicht mehr als 5.000 € kann ein Sammelposten gebildet werden (§ 6 Abs. 2a EStG n.F.). Die in Betracht kommenden Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens werden dann zu einem Sammelposten zusammengefasst, wenn

• deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto mehr als 800 €, aber nicht mehr als 5.000 € betragen, und die
• beweglich, abnutzbar und
• selbstständig (= für sich allein) nutzbar sind.

Dieser Sammelposten muss im Jahr der Bildung und in den folgenden 2 Jahren mit jeweils 1/3 gewinnmindernd aufgelöst werden. Diese Aufteilung ist zwingend anzuwenden. Für jedes Jahr, in dem die Poolabschreibung angewendet wird, muss jeweils ein eigener Sammelposten gebildet werden. Der Sammelposten wird nicht vermindert, wenn ein Wirtschaftsgut, das in den Sammelposten eingestellt wurde, aus dem Betriebsvermögen ausscheidet.

Aufzeichnungspflichten: Die Pflicht, geringwertige Wirtschaftsgüter und Wirtschaftsgüter, für die ein besonderer Sammelposten gebildet wird, in einem laufend zu führenden Verzeichnis aufzunehmen, soll ab 2025 entfallen.

Der Verderb von Waren wird nicht gebucht, weil sich die Gewinnauswirkung automatisch ergibt. Waren- und Materialeinkäufe werden insgesamt als Aufwand gebucht, und zwar auf das Konto "Wareneinkauf" oder auf das Konto "Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe". Somit ist auch die Ware, die verdorben ist, von vornherein als Aufwand erfasst. Dasselbe gilt auch für Material, das im Laufe der Zeit unbrauchbar geworden ist.

Der Aufwand, der über die Konten "Wareneinkauf" oder "Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe" gebucht wurde,

• ist und bleibt Aufwand, wenn der Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt wird,
• wird bei Bilanzierung über den Waren-/Materialbestand, der zu Beginn und Ende eines Jahres vorhanden war, korrigiert.

Den Waren-/Materialeinsatz (= endgültigen Aufwand) für das jeweilige Jahr erhält man, sobald die Veränderung des Waren-/Materialbestands berücksichtigt wird. 

Der Waren- und Materialbestand wird durch Inventur ermittelt. Bei einer Inventur wird der gesamte Bestand am Ende des Jahres durch eine Bestandsaufnahme erfasst. Die Bestandaufnahme von Waren sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen erfolgt in der Form, dass jeder einzelne Artikel gezählt und in ein Verzeichnis eingetragen wird. Nicht mehr brauchbares Material darf nicht mehr mitgezählt werden. Der tatsächliche Wareneinsatz bzw. Materialeinsatz, in dem auch verdorbene Waren und nicht mehr verwendbares Material enthalten sind, ist nach dem folgenden Schema zu ermitteln:

Materialeinkauf
+ Materialbestand vom 1.1.
– Materialbestand am 31.12. 
= Materialeinsatz (Aufwand)

Praxis-Beispiel:
Ein Lebensmittel-Einzelhändler muss einen Teil seiner Ware entsorgen, weil sie verdorben ist bzw. das Verfallsdatum abgelaufen ist. Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann er außerdem nicht verhindern, dass Ware gestohlen wird. Der Einzelhändler hat jedoch keine Möglichkeit festzustellen, in welchem Umfang Ware aus seinem Geschäft gestohlen wird. Das wäre nur möglich, wenn er jeden Dieb erwischen würde. Das wäre der Idealfall, weil dann kein Schwund durch Diebstahl auftreten würde. Da es diesen Idealfall aber nicht gibt, stellt sich für den Einzelhändler nun die Frage, wie er Diebstahl und Verderb von Waren in seiner Buchführung erfassen muss.

Lösung: Der Einzelhändler braucht den Diebstahl und Verderb von Waren nicht zu buchen, weil sich die Gewinnauswirkung automatisch ergibt. Den Wareneinsatz (= endgültigen Warenaufwand) für das jeweilige Jahr erhält ein Unternehmer also dann, wenn er die Veränderung des Warenbestands berücksichtigt. Den Warenbestand ermittelt er durch Inventur. Bei der Inventur wird der gesamte Warenbestand am Ende des Jahres durch eine Bestandsaufnahme erfasst.

Ob der Verbrauch durch Verkauf, Diebstahl oder Verderb erfolgt ist, spielt für die Erfassung des Aufwands keine Rolle.

Nur wenn jeder Artikel, den ein Unternehmer verkauft, mit seinem Einkaufspreis erfasst werden könnte, wäre es für ihn nachvollziehbar, wie hoch der Anteil der gestohlenen Ware ist. Bei einer Vielzahl kleinerer Artikel wäre das jedoch nur mit einem unzumutbar hohen Aufwand verbunden und würde letztlich keinen Vorteil bei der Ermittlung des Betriebsergebnisses bringen.

Fazit: Warenschwund, unabhängig davon, wodurch er eintritt, braucht der Unternehmer weder festzustellen noch muss er den Vorgang verbuchen (= geklaut wird immer zum Buchwert).

Hinweis: Ware, die verdorben ist, entfernt der Unternehmer aus seinen Verkaufsräumen. Somit hat er die Möglichkeit, den Umfang der Ware festzuhalten, die verdorben ist. Das sollte er auch tun. Für seine Buchführung braucht er diesen Wert nicht, weil sich die Gewinnauswirkung automatisch ergibt. Wenn aber das Finanzamt den Betrieb prüft und zu dem Ergebnis kommt, dass die Gewinnspanne unter dem Branchendurchschnitt liegt, kann es für den Unternehmer sinnvoll sein, die Höhe des Warenverderbs dokumentieren zu können.

Wenn zur Finanzierung des Firmenwagens ein Darlehen aufgenommen wird, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Bei einem normal angelegten Tilgungsdarlehen fallen die monatlichen Raten (auch bei einer längeren Laufzeit) relativ hoch aus. Um die monatliche Rate niedrig zu halten, wird häufig eine Finanzierung angeboten, die mit dem Leasing vergleichbar ist. Die Finanzierung sieht dann wie folgt aus:

• Mit dem Autohändler bzw. mit der Bank wird vereinbart, dass die Tilgung nicht auf die gesamte Laufzeit verteilt wird. Stattdessen fällt die monatliche Tilgung gering aus. Dafür muss am Ende der Laufzeit eine hohe Schlussrate gezahlt werden, und zwar in Höhe des bis dahin nicht getilgten Darlehens (= Ballonfinanzierung).
• Am Ende der Laufzeit wird die hohe Schlussrate gezahlt oder eine Anschlussfinanzierung vereinbart.
• Bei dieser Art der Finanzierung ist es regelmäßig so, dass der Händler vertraglich zusichert, am Ende der Darlehenslaufzeit das Fahrzeug zum garantierten Preis in Höhe der Schlussrate zurückzunehmen.

Durch eine hohe Schlussrate am Ende der Finanzierung kann die monatliche Belastung deutlich gesenkt werden. Diese Form der Finanzierung nennt man auch Ballon-Finanzierung, weil das "dicke Ende" erst später kommt. Diese ist vergleichbar mit einem Leasingvertrag. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass der Erwerber Eigentümer des Fahrzeugs wird.

Vorteil der Finanzierung gegenüber dem Leasing

• Bei der Übernahme des Fahrzeugs kann aus dem Kaufpreis der volle Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
• Wenn vorab für die Anschaffung eines Fahrzeugs ein gewinnmindernder Investitionsabzugsbetrag gebildet wurde, wird eine begünstigte Investition getätigt, sodass kein rückwirkender Gewinnzuschlag vorzunehmen ist.
• Das Darlehen kann ggf. jederzeit zurückgezahlt und das Fahrzeug selbst veräußert werden. Die vorzeitige Beendigung eines Leasingvertrags ist dagegen mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Nachteil der Finanzierung gegenüber dem Leasing

• Wird am Ende der Laufzeit das Fahrzeug zurückgegeben und dadurch das Restdarlehen getilgt, liegt darin eine Veräußerung des Fahrzeugs, bei der Umsatzsteuer anfällt. Der Verkaufserlös ist als Betriebseinnahme zu erfassen. Hierdurch ergeben sich regelmäßig Gewinnauswirkungen.
• Entsteht bei der Rückgabe des Fahrzeugs ein Gewinn, muss dieser versteuert werden.
• Die Übernahme des Fahrzeugs nach der Leasinglaufzeit zum Restwert ist ein Erwerb, der den Vorsteuerabzug ermöglicht. Das ist bei der Tilgung des Restdarlehens nicht der Fall.

Konsequenz: Die Rückgabe eines Fahrzeugs am Ende der Finanzierungslaufzeit ist steuerlich anders als das Leasing zu behandeln, selbst wenn sich diese Form der Finanzierung und das Finanzierungsleasing ähnlich sind.

Eckpunkte der Fremdfinanzierung
Bei einer Fremdfinanzierung wird der Pkw gekauft, d.h.

• der Erwerber wird Eigentümer und
• weist den Pkw mit den Anschaffungskosten in der Bilanz aus,
• schreibt den Pkw über die amtliche Nutzungsdauer von 6 Jahren ab und
• zieht die Zinsaufwendungen als Betriebsausgaben ab.

Rückgabe des Pkw = Veräußerung
Hat der Unternehmer den Firmen-Pkw mit Vorsteuerabzug erworben, muss er für den Verkauf Umsatzsteuer zahlen. Mit der Rückgabe des Pkw tilgt der Autohändler das Restdarlehen z.B. in Höhe von 20.000 €. Das bedeutet, dass das Fahrzeug für 20.000 € verkauft wird. In den 20.000 € ist die Umsatzsteuer mit (20.000 € x 19/119 =) 3.193,27 € enthalten, die der Unternehmer ans Finanzamt zahlen muss.

Wird ein Pkw, der zum Betriebsvermögen gehört, für Fahrten im Zusammenhang mit anderen Einkunftsarten genutzt, handelt es sich insoweit (bezogen auf das Unternehmen) um Privatfahrten. Mit der 1%-Regelung sollen aber nur die reinen Privatfahrten, nicht aber die Fahrten im Zusammenhang mit anderen Einkunftsarten abgegolten sein. Der BFH geht hier von einer Regelungslücke aus.

Nutzt der Unternehmer seinen Firmenwagen zu mehr als 50% für betriebliche Zwecke, kann er die private Nutzung mithilfe der 1%-Methode ermitteln, wenn er kein Fahrtenbuch führt. Verwendet er seinen Firmenwagen zur Erzielung anderer Einkünfte, muss er den Gewinn zusätzlich um die Kosten erhöhen, die auf diese Fahrten entfallen. Dieser Betrag kann pauschal mit 0,001% vom Bruttolistenpreis je gefahrenem Kilometer ermittelt werden. 

Praxis-Beispiel:
Zum Betriebsvermögen eines Unternehmers gehört ein Firmenwagen, dessen Anschaffungskosten 30.000 € betragen haben (= Bruttolistenpreis von 35.700 € im Zeitpunkt der Erstzulassung). Die privaten Fahrten ermittelt der Unternehmer nach der 1%-Methode, weil seine betrieblichen Fahrten insgesamt überwiegen. Wohnung und Betriebsstätte befinden sich in einem Gebäude, sodass im betrieblichen Bereich keine Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte anfallen.

Daneben erzielt der Unternehmer noch Einkünfte als Arbeitnehmer. Im Rahmen dieses Beschäftigungsverhältnisses fährt er mit seinem Firmenwagen zur ersten Tätigkeitsstätte. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 15 km. Das sind im Jahr 15 km × 2 × 220 Tage = 6.600 km. Diese Fahrten sind nicht durch die 1%-Methode abgegolten. Nach den Vorgaben des BMF-Schreibens ist wie folgt zu rechnen: 35.700 € × 1% = 357 € × 12 Monate = 4.284,00 €
zusätzliche Kosten, die auf die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallen: 35.700 € × 0,001 % = 0,357 × 6.600 km = 2.356,20 € 

Die Entnahme = Gewinnerhöhung beträgt somit insgesamt 6.640,20 €. Hinzu kommt noch, dass der Unternehmer für den gesamten Betrag, abzüglich 20% pauschal für Kosten, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, Umsatzsteuer zahlen muss. Das sind: 6.640,20 € – 1.328,04 = 5.312,16 € x 19% = 1.009,31 €.

Buchung: 80% des zusätzlichen Betrags sind auf das Konto „Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung)“ und 20% des zusätzlichen Betrags auf das Konto „Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Kfz-Nutzung)“ zu buchen.

Wie die private Pkw-Nutzung zu ermitteln ist, hängt vom Umfang der betrieblichen Fahrten ab. Beträgt die betriebliche Nutzung mehr als 50% gibt es in Kombination mit den Auswirkungen bei der Umsatzsteuer insgesamt 5 Varianten. Beim Jahresabschluss muss sich der Unternehmer für eine dieser Varianten entscheiden. Bei Elektrofahrzeugen und Plug-In-Hybridelektrofahrzeugen gilt zusätzlich noch die sog. 0,25%- bzw. 0,5%-Regelung.

Die private Nutzung des Firmenwagens ist bei der Einkommensteuer und Umsatzsteuer unterschiedlich geregelt. Nutzt der Unternehmer seinen Firmenwagen überwiegend (zu mehr als 50%) für betriebliche Fahrten, hat er folgende Wahlmöglichkeiten:

Ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch greift ertragsteuerlich automatisch die 1%-Methode. Das bedeutet, es muss pro Monat 1% des Bruttolistenpreises des Firmenwagens (einschließlich Umsatzsteuer) im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung als Wert der privaten Nutzung versteuert werden. 

Bei der Umsatzsteuer gibt es zusätzlich die sachgerechte Schätzung, die allerdings die Wahlmöglichkeiten bei der Einkommensteuer nicht beeinflusst. Die sachgerechte Schätzung bei der Umsatzsteuer kann nur mit der 1%-Methode bei der Einkommensteuer kombiniert werden. Ermittelt der Unternehmer die private Nutzung bei der Einkommensteuer nach der pauschalen 1%-Methode, kann er diesen Wert aus Vereinfachungsgründen auch bei der Umsatzsteuer zugrunde legen. Bei der Bemessung der Umsatzsteuer dürfen pauschal 20% für die Kfz-Kosten abgezogen werden, für die keine Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden konnten. Bei der Umsatzsteuer kann der private Nutzungsanteil anstelle der 1%-Regelung auch sachgerecht geschätzt werden. Es werden nur die Kosten der Umsatzsteuer unterworfen, bei denen ein Vorsteuerabzug möglich war. Wenn ertragsteuerlich die 1%-Methode nicht angewendet wird, sind die Kosten zugrunde zu legen, die laut Fahrtenbuch auf die privaten Fahrten des Unternehmers entfallen. Der Umsatzsteuer unterliegen nur die Kosten, bei denen zuvor ein Vorsteuerabzug möglich war. 

Hinweis: Zunächst sollte geklärt werden, welche Methode günstiger ist. Der Unternehmer muss sich für eine Lösung (Variante) entscheiden. Selbst dann, wenn der Unternehmer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt, kann er die private Nutzung mithilfe der 1%-Methode ermitteln. Das macht natürlich nur dann Sinn, wenn die Anwendung der Fahrtenbuch-Methode ungünstiger ist als die 1%-Methode. Sollte der Unternehmer ein Elektrofahrzeug nutzen, sind Besonderheiten bei der Ermittlung des Nutzungsanteils für Zwecke der Einkommensteuer zu beachten. Im Gegensatz dazu gibt es bei der Umsatzsteuer keine abweichenden Regelungen.

Grundsätzlich steht es dem Unternehmer frei, welchen Firmenwagen er nutzt. In den meisten Fällen sind die Anschaffungskosten für ein serienmäßig ausgestattetes Fahrzeug angemessen, auch wenn es zur oberen Preisklasse gehört. Bei hohen Preisen sind die Anschaffungskosten in der Regel angemessen, wenn das Unternehmen einen hohen Umsatz und Gewinn erzielt und gleichzeitig die Nutzung eines repräsentativen Pkws von Geschäftspartnern bzw. Kunden erwartet wird. Die Kosten, die auf die private Nutzung entfallen, dürfen den Gewinn nicht mindern und werden daher gewinnerhöhend erfasst.

Darüber hinaus können bei der Anschaffung neben den betrieblichen Aspekten auch private Interessen eine Rolle spielen. Private Interessen, die mit hohen Aufwendungen verbunden sind, können zu einer Minderung der Betriebsausgaben führen. Anschaffungen aus überwiegend privatem Interesse können im ungünstigsten Fall dazu führen, dass der Betriebsausgabenabzug insgesamt entfällt.

Erfolgt der Erwerb eines Oldtimers im Wesentlichen aus privaten Gründen, ist die Abschreibung nicht abziehbar. Die Finanzverwaltung stützt sich auf § 4 Abs. 5 Nr. 4 EStG, wonach Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segeljachten oder Motorjachten und ähnliche Zwecke nicht als Betriebsausgaben abziehbar sind. Ähnliche Zwecke in diesem Sinne können bei einer großen Nähe zur privaten Lebensführung auch die Aufwendungen für einen Oldtimer sein. Wird der Pkw-Oldtimer kaum bewegt, fallen die Aufwendungen unter das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 EStG.

Praxis-Beispiel:
Der Inhaber einer Werbeagentur hat einen Pkw-Oldtimer (Sportwagen) für 80.000 € erworben. Im Anschaffungsjahr fuhr er mit dem Oldtimer 400 km und im Folgejahr 600 km. Er nutzte den Pkw für 3 bzw. 4 Kundenbesuche. Die übrigen Fahrten dienten dem Tanken, der TÜV-Abnahme sowie der Inspektion.
Der Unternehmer hat eine betriebsgewöhnliche Restnutzungsdauer von 4 Jahren zugrunde gelegt, was einer Abschreibung von 20.000 € pro Jahr entspricht. Wegen der geringen Laufleistung erkennt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug nicht an. Denn bei einer solch geringen Fahrleistung werden die betrieblichen von den privaten Gründen überlagert. Es ist unwirtschaftlich, einen Firmenwagen zu kaufen, nur um damit 3 oder 4 Kundenfahrten zu unternehmen.

Konsequenz: Der Auslöser für den Kauf ist die Tatsache, dass der Unternehmer einen Oldtimer besitzen wollte. Wirtschaftliche Überlegungen waren bei der Investitionsentscheidung ausgeblendet. Die Abschreibung im Jahr der Anschaffung und im Folgejahr wurde nur teilweise gewinnmindernd erfasst. Veräußert der Unternehmer den Oldtimer, muss er den Veräußerungspreis als Betriebseinnahme erfassen. Der Buchwert, der auch um die nicht gewinnmindernde Abschreibung zu reduzieren ist, ist im Zusammenhang mit der Veräußerung als Aufwand zu buchen. Fazit: Obwohl ein Teil der Abschreibung nicht gewinnmindernd berücksichtigt werden konnte, ist der Veräußerungserlös in vollem Umfang als Betriebseinnahme zu erfassen. Die Anschaffung des Oldtimers wirkt sich in dieser Situation also steuerlich äußerst nachteilig aus.

Tipp:
Bei der Veräußerung von Wirtschaftsgütern, bei denen die Abschreibung ganz oder teilweise nicht abziehbar war, ist zur Berechnung des Veräußerungsgewinns der Buchwert anzusetzen. D.h., dass bei der Ermittlung des Gewinns aus der Veräußerung die nicht abziehbare Betriebsausgabe keine Rolle spielt. Diese nachteilige Folge kann nur vermieden werden, wenn der Oldtimer dem Privatvermögen zugeordnet wird. Voraussetzung ist allerdings, dass die betriebliche Nutzung nicht mehr als 50% beträgt.

Das Abzugsverbot greift jedenfalls immer dann ein, wenn ein Wirtschaftsgut in einer Weise eingesetzt wird, die bei typisierender Betrachtung dazu geeignet ist, Geschäftsfreunde zu unterhalten oder privaten Neigungen nachzugehen. Bei einer minimalen Kilometerleistung sind die Aufwendungen für den Oldtimer ihrer Art nach als unangemessener Repräsentationsaufwand anzusehen.

Es gibt Kategorien von Aufwendungen, bei denen die betriebliche Zuordnung von vornherein unproblematisch ist. Andere Aufwendungen sind eindeutig dem privaten Bereich zuzuordnen, wie z. B. die Miete für die eigene Wohnung. Daneben gibt es Aufwendungen, wie beispielsweise der Erwerb von Fachliteratur, bei denen die Zuordnung davon abhängt, was Gegenstand des Unternehmens bzw. einer Tätigkeit ist. Im Allgemeinen gilt, dass die Anschaffung von Fachbüchern und Fachzeitschriften betrieblich oder beruflich veranlasst ist. Die Anschaffungskosten sind als Betriebsausgaben/Werbungskosten abzugsfähig. Eine privatbedingte Mitnutzung ist hierbei nur dann unschädlich, wenn sie von absolut untergeordneter Bedeutung ist. Die Anschaffung von Literatur ist nämlich nur betrieblich veranlasst, wenn ein privates Interesse nach Art des Werkes und der Tätigkeit objektiv ausgeschlossen ist. 

Allerdings ist nicht immer der objektive Charakter einer Publikation maßgebend, sondern vielmehr die Funktion im Einzelfall. Ob ein Buch als Fachliteratur eingestuft werden kann, hängt also wesentlich von der ausgeübten Tätigkeit ab. Dabei muss eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen sein, d.h., sie darf nicht mehr als 10% betragen. Bücher mit schöngeistigem Inhalt, Konversationslexika und Reiseführer können nur im Ausnahmefall Fachliteratur sein.

Praxis-Beispiel:
Ein Rechtsanwalt kauft sich einen Spanien-Reiseführer, weil er eine Rundreise durch Spanien plant. Er kann weder seine Aufwendungen für den Kauf des Reiseführers noch seine Reisekosten, die ihm während der Spanienrundreise entstanden sind, als Betriebsausgaben abziehen. Hat er den Reiseführer von seinem betrieblichen Konto gezahlt, handelt es sich um eine Privatentnahme.

Alternative:
Ein Autor, der u.a. Reiseführer schreibt, hat mit seinem Verlag vereinbart, einen Spanien-Reiseführer zu schreiben. Er erwirbt mehrere Reiseführer zum Gesamtbetrag von 258 € zu Recherchezwecken. Konsequenz: Er kann sowohl die Aufwendungen für den Kauf der Reiseführer als auch ggf. anfallende Reisekosten für Vor-Ort-Recherchen als Betriebsausgaben abziehen. Der Erwerb der Reiseliteratur dient der Ausübung seines Berufes und damit einer – zumindest – weitestgehend beruflichen Nutzung.

Die Kosten für allgemein informierende Zeitungen und Zeitschriften führen nicht zu Betriebsausgaben (Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 2.2.2021). Geklagt hatte ein Vorstandsmitglied einer Bank um die Berücksichtigung seiner Bezugskosten für die Frankfurter Allgemeine Zeitung als Werbungskosten im Rahmen der nichtselbständigen Arbeit zu erlangen.

Zeitschriftenauslage in Wartezimmern
Wenn z. B. Ärzte oder Friseure Zeitungen und Zeitschriften in ihren Wartezimmern auslegen, ist ein Betriebsausgabenabzug möglich. Da diese Zeitungen und Zeitschriften überwiegend der Unterhaltung der Patienten/Kunden dienen, sind die Aufwendungen hierfür als Betriebsausgaben abzugsfähig. Bei einer allgemeinen Zeitung lässt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug allerdings manchmal nur dann zu, wenn der betreffende Arzt/Friseur auch privat dieselbe Zeitung bezieht. Betrifft die ausgelegte Fachzeitschrift ein Hobby des Arztes/Friseurs, wird das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug für diese im Wartezimmer ausgelegten Zeitschriften nicht zum Abzug zulassen.

Hinweis: Die allgemeine Bezeichnung "Fachliteratur" reicht beim Nachweis nicht aus. Es ist zwingend erforderlich, dass auf der Rechnung bzw. Kleinbetragsrechnung der genaue Titel angegeben ist.